Kennisbank

När ingen är ägare i en koncern med flera enheter

En koncern med flera enheter har ofta flera versioner av samma datapunkt. Det ena dotterbolaget mäter scope 2-utsläpp via energileverantören, det andra via ett facilitetsbolag, ett tredje levererar en uppskattning från ett kalkylblad som ingen längre kan spåra till källan. På koncernnivå smälter detta samman till en siffra, men frågan om vem som äger den siffran förblir ofta obesvarad. Inte därför att ingen vill ta ansvar för den, utan därför att koncernstrukturen splittrar ägarskapet över enheter som var och en har sina egna system, definitioner och ansvariga.

Varför detta är typiskt för koncerner med flera enheter

Inom ett enskilt bolag är ägarskap oftast en fråga om att koppla ett namn till en uppgift. I en koncern med flera enheter är frågan först: på vilken nivå ligger ägarskapet? Ligger ansvaret för en datapunkt hos den enhet som gör den underliggande mätningen, eller hos den koncernfunktion som konsoliderar siffran? Båda svaren är försvarbara, och det är just det som är problemet. Utan ett explicit val uppstår en gråzon där enheten tror att koncernen ansvarar för korrektheten, och koncernen tror att enheten ansvarar för korrektheten i källmätningen. Vad ni menar med definition och omfattning i detta sammanhang beror på vem som äger definitionen av en datapunkt på koncernnivå jämfört med lokal nivå — en fråga som är fristående från, men föregår, frågan om vem som förvaltar processen därunder.

Vad som går fel utan ägare

Om ingen är ägare händer inte något synligt direkt. Siffran kommer bara in, någonstans ifrån, och tas med i konsolideringen. Problemet visar sig först när något måste ändras: en definition skärps, en granskning kräver underlag, eller årets siffra avviker kraftigt från förra året. Då visar det sig att ingen kan förklara var talet kommer från, vilka antaganden som ligger i det, eller vem som får godkänna justeringen. I ett enskilt bolag är det besvärligt. I en koncern med flera enheter blir det en jakt genom avdelningar som alla tror att någon annan kan svara på frågan.

Detta berör direkt frågan om vem som äger processen bakom en datapunkt: inte bara vem som levererar siffran, utan vem som ansvarar för stegen som leder dit — mätningen, omräkningen, inmatningen i systemet. I en koncern med flera enheter kan dessa steg ligga hos olika parter, och utan en fastställd ägare per steg går det inte att spåra var en avvikelse har uppstått.

Att tilldela ägarskap utan att tvinga fram det

Lösningen är inte att utse en ägare för varje datapunkt som råkar vara tillgänglig. Det bara förflyttar problemet. En ägare måste vara någon som faktiskt har inflytande över källan till siffran: den som gör mätningen, förvaltar systemet, eller kontrollerar leveransen. I koncerner med flera enheter innebär detta ofta en lagerindelad tilldelning — en lokal ägare för källmätningen, och en koncernägare för konsolideringslogiken som slår samman de enskilda mätningarna till en siffra.

Dessa två roller är inte utbytbara. Den lokala ägaren kan bekräfta att mätningen hos enheten är korrekt, men inte att summeringen på koncernnivå har tillämpats rätt, med korrekta omräkningsfaktorer och utan dubbelräkning. Koncernägaren kan förvalta konsolideringen, men inte garantera att varje underliggande mätning är giltig. Att båda rollerna är tillsatta är nödvändigt för att veta var en avvikelse kommer från när granskningen på koncernnivå frågar efter det — en fråga som i slutändan leder till vem som äger kontrollen av en datapunkt: vem som ansvarar för korrektheten, och utifrån vilka underliggande bekräftelser.

Att dokumentera det som ofta bara finns muntligt

I många koncerner med flera enheter finns ägarskapet visserligen, men bara i huvudet hos personer som har sitt varit på sin plats i åratal. Alla vet ungefär vem som ansvarar för vad, tills den personen är på ledighet, byter tjänst, eller frågan är lite mer specifik än vad den informella bilden täcker. Ett dataregister som per datapunkt fastställer vem som förvaltar källan, vem som gör konsolideringen och vem som ansvarar för korrektheten, gör detta oberoende av vem som råkar vara anträffbar just den veckan. Det registret behöver inte vara större än koncernen själv; det behöver bara finnas innan frågan blir akut.

Bryggan till själva arbetet

Att fastställa ägarskap är ett steg; det är också ett bra tillfälle att titta på hur mycket av arbetet som hamnar hos den ägaren som faktiskt kräver bedömning, och hur mycket som handlar om att skriva av siffror från ett system till ett annat. Arbetsskanningen från FTE TO AI räknar per uppgift ut hur stor del av det arbetet som kan tas över av AI, så att en ägare i en koncern med flera enheter lägger sin tid på de frågor som faktiskt kräver bedömning, i stället för på att manuellt sammanställa kalkylblad från olika dotterbolag.