Kennisbank

Kedy sa register pre viacero business units považuje za hotový

Register pre jednu business unit sa v určitom momente podarí dotiahnuť do konca. Dátové body sú v ňom uvedené, každý so zdrojom a vlastníkom, a definície sú overené. Pri viacerých business units sa otázka mení. Nejde už o to, či je jeden zoznam kompletný, ale či sa jednotlivé zoznamy navzájom skladajú do jedného obrazu celej organizácie.

To je iný druh práce než len pridávanie ďalších riadkov. Nástrahou je myslieť si, že register je hotový, hneď ako každá jednotka vyplní svoju vlastnú tabuľku. Štyri vyplnené tabuľky so štyrmi rôznymi definíciami toho istého dátového bodu nevytvárajú register, ale štyri registre, ktoré náhodou ležia jeden vedľa druhého.

Čo musí byť v registri pre každú business unit

Pre každú jednotku sa opakuje rovnaká základná práca: aké dátové body sú potrebné, odkiaľ pochádzajú a kto je za ne zodpovedný. Začína to otázkou aké dátové body naozaj potrebujete, pretože jednotka, ktorá registruje príliš veľa dátových bodov, si predovšetkým vytvára záťaž na údržbu, bez toho, aby sa tým reportovanie zlepšilo.

Pre každý dátový bod, ktorý zostane, treba položiť tú istú otázku: existuje už v nejakom systéme, alebo ho treba ešte zisťovať. Stránka o tom, kde už dátový bod existuje, popisuje tento proces zisťovania. Pri viacerých business units je odpoveď často rôzna: jednotka A má spotrebu energie už zaznamenanú v systéme facility managementu, jednotka B ju ešte vedie v tabuľke, ktorú správuje jeden kontrolór. Tento rozdiel musí byť v registri viditeľný, nesmie zaniknúť za jednotným stĺpcom, ktorý všade uvádza „k dispozícii“.

Kde sa to často pokazí: rovnaký názov, iná definícia

Najväčším rizikom pri viacerých jednotkách nie je to, že dátové body chýbajú, ale to, že tam síce sú, pod rovnakým názvom, ale merajú niečo iné. „Spotreba vody“ môže v jednej jednotke znamenať len ústredie, v inej aj výrobnú halu. „Počet FTE“ môže byť počítaný s alebo bez agentúrnych pracovníkov. Pokiaľ tento rozdiel nie je pomenovaný, nikto tento problém nezaráta – až do chvíle, keď je potrebné čísla zlúčiť do konsolidovanej správy.

Register, ktorý toto rieši, stanovuje pre každý dátový bod definíciu na úrovni celej organizácie a následne pri každej jednotke zobrazuje, či bola táto definícia aj tak uplatnená. Kde to tak nie je, je to v registri uvedené ako otvorený bod, nie ako tichý predpoklad. Postup vytvorenia takejto štruktúry je popísaný v ako zostaviť register dátových bodov, a toto poradie sa nemení ani vtedy, keď je viacero jednotiek: najprv sa na úrovni organizácie stanovia dátové body a ich definície, potom sa pri každej jednotke vyplní, čo už existuje a čo chýba.

Chýbajúce zdroje sú všade, nielen v najmenšej jednotke

Predpoklad, že len menšie alebo menej vyspelé jednotky majú medzery vo svojich zdrojoch, zriedka platí. Veľká jednotka s rozsiahlym ERP systémom môže pri určitých environmentálnych údajoch rovnako závisieť od manuálneho počítania ako malá pobočka. Podiel dátových bodov bez pevného zdroja závisí od témy a od toho, ako dlho už jednotka s týmito číslami pracuje, nie od veľkosti jednotky. Koľko z vašich dátových bodov má zdroj je preto otázka, na ktorú treba odpovedať samostatne pre každú jednotku, pozri koľko z vašich dátových bodov má zdroj. Až keď je to pre každú jednotku zmapované, možno povedať niečo o celku.

Dátové body bez zdroja nemiznú z registra len preto, že sú nepohodlné. Dostávajú status a nasledujúci krok, popísané v čo robiť s dátovým bodom bez zdroja. Pri viacerých business units je rozumné porovnať tento status medzi jednotkami: ak tri zo štyroch jednotiek majú zdroj pre určitý dátový bod a štvrtá nie, riešenie je väčšinou na dosah práve u tých troch jednotiek, namiesto toho, aby štvrtá jednotka musela znovu vynaliezť koleso.

Kedy je register správny

Register pre viacero business units je správny nie preto, že vyzerá kompletne, ale preto, že platia tri veci naraz. Prvá: každý dátový bod má na úrovni organizácie jednu definíciu, a táto definícia je pri každej jednotke uplatnená rovnako, alebo je rozdiel explicitne zaznamenaný. Druhá: pri každom dátovom bode je za každú jednotku jasné, či existuje zdroj, a ak nie, aký je jeho status. Tretia: vlastníctvo je pridelené na úrovni, kde sa daná znalosť skutočne nachádza, nie automaticky najvyššiemu manažérovi jednotky.

Ako dlho táto práca trvá, závisí od počtu jednotiek, počtu tém a stavu podkladových systémov; odhad toho je popísaný v ako dlho trvá dostať tému do poriadku. Nejde o pevnú dobu trvania, ale o súčet práce, ktorú je ešte potrebné vykonať pri každej jednotke a pri každom dátovom bode.

Spájanie týchto registrov, dohľadávanie definícií a porovnávanie zdrojov medzi jednotkami je z veľkej časti opakovateľná práca: tie isté otázky, opakovane aplikované na iné oddelenie alebo iný dátový bod. Ktorá časť z toho môže prevziať AI a ktorá časť zostane manuálnou prácou, je presne to, na čo bol vytvorený pracovný scan spoločnosti FTE TO AI: ten pre každú úlohu vypočíta, koľko priestoru existuje na zrýchlenie tohto druhu práce s registrom, bez toho, aby výsledok závisel od predpokladov, ktoré nikto neoveril.