Kennisbank

Kdy platí, že registr pro více business units je hotový

Registr pro jednu business unit se dá časem dotáhnout do konce. Datové body v něm jsou zapsané, každý se zdrojem a vlastníkem, a definice jsou prověřené. U více business units se otázka změní. Nejde už o to, zda je jeden seznam kompletní, ale zda se jednotlivé seznamy vzájemně sečtou do jednoho obrazu organizace.

To je jiný druh práce než pouhé doplňování řádků. Nástraha spočívá v představě, že registr je hotový, jakmile každá unit vyplní svou tabulku. Čtyři vyplněné tabulky se čtyřmi různými definicemi téhož datového bodu nedávají registr, ale čtyři registry, které náhodou leží vedle sebe.

Co musí být v registru za každou business unit

Za každou unit se opakuje stejná základní práce: jaké datové body jsou potřeba, odkud pocházejí a kdo za ně nese odpovědnost. Začíná to otázkou jaké datové body skutečně potřebujete, protože unit, která evidencí zbytečně mnoho datových bodů, si tím hlavně nakládá zátěž údržby, aniž by se tím reporting zlepšil.

U každého datového bodu, který zůstane, je třeba položit stejnou otázku: existuje již v nějakém systému, nebo se musí ještě zjišťovat. Stránka o tom, kde datový bod už existuje, popisuje tento průzkum. U více business units je odpověď často odlišná: unit A má spotřebu energie už zaznamenanou ve facility systému, unit B ji ještě vede v tabulce, kterou správcuje jeden kontrolor. Tento rozdíl musí být v registru vidět, nesmí zmizet za jednotným sloupcem, který všude uvádí „k dispozici“.

Kde to často klopýtne: stejný název, jiná definice

Největší riziko u více units nespočívá v tom, že datové body chybí, ale v tom, že jsou uvedeny pod stejným názvem, přitom měří něco jiného. „Spotřeba vody“ může u jedné unit zahrnovat pouze sídlo firmy, u jiné i výrobní hala. „Počet FTE“ může být počítán s agenturními pracovníky nebo bez nich. Dokud tento rozdíl není pojmenován, nikdo problém nesečte, a to až do okamžiku, kdy se čísla musí sloučit pro konsolidovanou zprávu.

Registr, který toto řeší, stanoví u každého datového bodu definici na úrovni organizace a následně u každé unit ukazuje, zda byla tato definice tak i skutečně použita. Kde tomu tak není, je to v registru vedeno jako otevřený bod, ne jako tichý předpoklad. Stavba této struktury je popsána v jak sestavíte registr datových bodů, a toto pořadí se nemění, ani když jde o více units: nejprve se stanoví datové body a jejich definice na úrovni organizace, poté se za každou unit doplní, co už existuje a co chybí.

Chybějící zdroje jsou všude, ne jen u nejmenší unit

Předpoklad, že jen menší nebo méně vyspělé units mají mezery ve svých zdrojích, se málokdy potvrdí. Velká unit s rozsáhlým ERP systémem může u určitých environmentálních dat stejně dobře stát na ručním počítání jako malá pobočka. Podíl datových bodů bez pevného zdroje závisí na tématu a na tom, jak dlouho už unit s těmito čísly pracuje, nikoli na velikosti unit. Kolik z vašich datových bodů má zdroj je proto otázka, na kterou je třeba odpovědět zvlášť za každou unit, viz kolik z vašich datových bodů má zdroj. Až když je to za každou unit zmapováno, lze říct něco o celku.

Datové body bez zdroje nemizí z registru jen proto, že jsou nepříjemné. Dostávají status a další krok, popsané v co dělat s datovým bodem bez zdroje. U více business units je rozumné tento status porovnat mezi units: pokud tři ze čtyř units mají zdroj pro daný datový bod a čtvrtá ne, obvykle je řešení na dosah u těch tří units, místo aby čtvrtá unit musela znovu vynalézat kolo.

Kdy je registr v pořádku

Registr pro více business units je v pořádku ne proto, že vypadá kompletně, ale protože platí tři věci současně. Zaprvé: každý datový bod má na úrovni organizace jednu definici, a tato definice je u každé unit stejně použita, nebo je rozdíl výslovně zaznamenán. Zadruhé: u každého datového bodu je za každou unit jasné, zda existuje zdroj, a pokud ne, jaký je status. Zatřetí: vlastnictví je přiřazeno na úrovni, kde znalost skutečně sídlí, ne automaticky nejvyššímu manažerovi unit.

Jak dlouho tato práce trvá, závisí na počtu units, počtu témat a stavu podkladových systémů; odhad je popsán v jak dlouho trvá dostat téma do pořádku. Není to pevná doba trvání, ale součet práce, kterou je ještě třeba udělat za každou unit a za každý datový bod.

Spojení těchto registrů, dohledání definic a porovnání zdrojů za jednotlivé units je z velké části opakovatelná práce: stejné otázky, znovu a znovu aplikované na jiné oddělení nebo jiný datový bod. Kterou část z toho může převzít AI a která zůstává lidskou prací, je přesně to, na co byl vytvořen werkscan od FTE TO AI: ten u každé úlohy vypočítá, kolik prostoru je k dispozici pro urychlení tohoto typu registrové práce, aniž by výsledek závisel na předpokladech, které nikdo neprověřil.