Kennisbank

Kaj storite s podatkovno točko brez vira

Nekje v procesu stoji številka, ki je nihče več ne more razložiti. Poraba obseg 2 določene lokacije, število fte v hčerinski družbi, količina odpadkov na proizvodno linijo. Številka je v poročilu iz prejšnjega leta, vendar nihče več ne ve, iz katerega sistema izvira, kdo jo je vnesel, ali je bila sešteta ali ocenjena. To ni izjema. To je ena od najpogostejših ugotovitev, ko organizacija prvič sistematično pogleda svoje podatke o trajnosti.

Vprašanje ni retorično. Podatkovna točka brez vira ni po definiciji napačna, vendar je nedokazana. In nedokazani podatki, ki vseeno pristanejo v poročilu, so tveganje, ki se pokaže šele v trenutku, ko nekdo — izvajalec zagotovil, nadzorni organ, stranka z lastnimi obveznostmi v verigi — vpraša naprej.

Kaj register podatkovnih točk zapisuje

Register podatkovnih točk ni orodje za poročanje in ni nadzorna plošča. Je seznam: vsaka podatkovna točka, ki pristane v poročilu o trajnosti, z nizom fiksnih polj za njo. Od kod izvira. Kdo je njen lastnik. Katere obdelave se zvrstijo med virom in poročilom. Po katerem pravilu se presoja njena kakovost. Kdaj je bila nazadnje preverjena.

Brez teh polj je podatkovna točka številka, ki po naključju nekje stoji. S temi polji postane podatek, katerega izvor je zapisan, in ga je zato mogoče ponovljivo preveriti. Prav ta razlika je tisto, ob kar se organizacije spotaknejo: poročilo obstaja, temeljna struktura pa ne.

Kako nastane podatkovna točka brez vira

Ponavadi je vir nekoč obstajal. Nekdo je nekoč pridobil številko iz sistema ERP, jo vnesel v preglednico, in kolega jo je leto pozneje prevzel, ne da bi skopiral tudi njen izvor. Ali pa je številka rezultat izračuna — ocena na podlagi povprečja, pretvorba litrov v kilograme CO2 — pri čemer računsko pravilo ni bilo zapisano. Prav ta pot, katere obdelave se zvrstijo med virom in poročilom, je tam, kjer izgine največ informacij. Številka, ki je bila obdelana trikrat, preden je dosegla poročilo, je imela tri priložnosti, da izgubi svoj izvor.

Pri organizacijah z več lokacijami ali poslovnimi enotami se pojavi še drugi vzrok: ista podatkovna točka obstaja na več mestih, v nekoliko drugačni obliki, in nihče ni nikoli ugotovil, katera različica je izvorni podatek. To je drugo vprašanje kot manjkajoči vir, vendar se dotikata: če želite vedeti, kje podatkovna točka že obstaja pri več poslovnih enotah, pogosto naletite na prav isto slepo pego.

Kaj storite s podatkovno točko

Podatkovna točka brez vira dobi v registru status: nepotrjena. Ne izbrisana, ne tiho privzeta kot pravilna, temveč označena. Od tega trenutka je treba izbrati, in ta izbira je odvisna od tega, kaj je na kocki. Če je to podatkovna točka, ki je bila v analizi pomembnosti presojena kot majhna, je vir mogoče poiskati kasneje, brez da bi poročilo nanj čakalo. Če je to podatkovna točka, ki mora skozi zagotovilo (assurance), je vir pogoj, ne prijetna dodatna možnost.

Samo iskanje sledi fiksni poti: nazaj do izvornega dokumenta ali izvornega sistema, skozi vsak korak obdelave, do lastnika, ki lahko potrdi, da je številka pravilna. To je natanko to, kar pomeni preslikava od vira do poročila: ne preverjanje številke, temveč rekonstrukcija poti do nje. Včasih se izkaže, da te poti ni več mogoče rekonstruirati. V tem primeru sklep ni, da je številka napačna, temveč da je ni mogoče dokazati — in to je drugačen, za poročilo prav tako pomemben, izid.

Kdaj je register dokončan

Register ni dokončan, ko ima vsaka podatkovna točka vir. Dokončan je, ko ima vsaka podatkovna točka lastnika, na katerega se je mogoče obrniti, pravilo kakovosti, ob katerem se presoja, in zapisano zgodovino obdelave, ki jo je mogoče ponovno preveriti, brez da bi si jo moral kdorkoli zapomniti na pamet. Kaj natanko to obsega in kdaj lahko prenehate iskati še več podrobnosti, je razdelano na strani kdaj je register dokončan. Za večino organizacij je odgovor neprijetno konkreten: dokončan je, ko lahko nov kolega poročilo rekonstruira brez pomoči.

Odkrivanje in odpravljanje podatkovne točke brez vira je delo, ki ga je mogoče razdeliti na korake: preiskovanje izvornih dokumentov, sledenje obdelavam, obračanje na lastnike, zapisovanje odgovorov. Del tega dela — preiskovanje sistemov za manjkajočo številko, združevanje prejetih potrditev — je dovolj repetitiven, da je smiselno izračunati, koliko od tega lahko prevzame AI. Delovni pregled podjetja FTE TO AI to naredi za vsako opravilo posebej: ne s splošnimi izjavami o avtomatizaciji, temveč s konkretno oceno, kateri del tega vrste iskalnega dela je mogoče prepustiti sistemu in kateri del še vedno zahteva lastništvo in presojo.