Kennisbank

Hvornår er et register over flere forretningsenheder færdigt

Et register for én forretningsenhed får De på et tidspunkt afrundet. Datapunkterne står i det, hver med en kilde og en ejer, og definitionerne er efterprøvet. Ved flere forretningsenheder ændrer spørgsmålet sig. Det handler ikke længere om, om én liste er komplet, men om listerne indbyrdes lægger op til ét billede af organisationen.

Det er en anden slags arbejde end at indtaste flere rækker. Fælden er at tro, at et register er færdigt, så snart hver enhed har udfyldt sin egen tabel. Fire fuldt udfyldte tabeller med fire forskellige definitioner af det samme datapunkt giver ikke et register, men fire registre, der tilfældigvis ligger side om side.

Hvad der skal stå i registeret pr. forretningsenhed

Per enhed gentager det samme grundarbejde sig: hvilke datapunkter er nødvendige, hvor kommer de fra, og hvem er ansvarlig for dem. Det starter med spørgsmålet hvilke datapunkter har De egentlig brug for, for en enhed, der registrerer for mange datapunkter, samler primært vedligeholdelsesbyrde uden at rapporteringen bliver bedre af det.

For hvert datapunkt, der er tilbage, skal det samme spørgsmål stilles: findes dette allerede i et system, eller skal det stadig indhentes. Siden om hvor findes et datapunkt allerede beskriver den udredningsproces. Ved flere forretningsenheder er svaret ofte forskelligt: enhed A har allerede energiforbruget stående i et facility-system, enhed B fører det stadig i et regneark, som én controller administrerer. Den forskel skal være synlig i registeret, ikke forsvinde bag en ensartet kolonne, der overalt siger 'til stede'.

Hvor det ofte går skævt: samme navn, anden definition

Den største risiko ved flere enheder er ikke, at datapunkter mangler, men at de faktisk står der under samme navn, mens de måler noget andet. 'Vandforbrug' kan hos den ene enhed kun omfatte hovedkontoret og hos den anden også produktionshallen. 'Antal fuldtidsansatte' kan være talt med eller uden indlejet personale. Så længe den forskel ikke er defineret, lægger ingen problemet sammen, før det tidspunkt hvor tallene skal samles til den konsoliderede rapport.

Et register, der løser dette, fastlægger per datapunkt definitionen på organisationsniveau og viser derefter per enhed, om denne definition også er anvendt sådan. Hvor det ikke er tilfældet, står det som et åbent punkt i registeret, ikke som en stiltiende antagelse. Opbygningen af den struktur er beskrevet i hvordan opretter De et datapunktregister, og den rækkefølge ændrer sig ikke, når der er flere enheder: først fastlægges datapunkterne og deres definitioner på organisationsniveau, derefter udfyldes per enhed, hvad der allerede findes og hvad der mangler.

Manglende kilder findes overalt, ikke kun ved den mindste enhed

Antagelsen om, at kun de mindre eller mindre modne enheder har huller i deres kilder, holder sjældent. En stor enhed med et omfattende ERP-system kan for visse miljødata lige så godt være afhængig af en manuel optælling som en lille afdeling. Andelen af datapunkter uden en fast kilde afhænger af emnet og af hvor længe en enhed allerede har arbejdet med disse tal, ikke af enhedens størrelse. Hvor mange af Deres datapunkter har en kilde, er derfor et spørgsmål, der skal besvares separat per enhed, se hvor mange af Deres datapunkter har en kilde. Først når det er kortlagt per enhed, kan der siges noget om helheden.

Datapunkter uden kilde forsvinder ikke fra registeret, fordi de er ubekvemme. De får en status og et næste skridt, beskrevet under hvad gør De med et datapunkt uden kilde. Ved flere forretningsenheder er det tilrådeligt at sammenligne denne status mellem enhederne: hvis tre af fire enheder har en kilde til et datapunkt og den fjerde ikke, ligger der som regel en løsning inden for rækkevidde hos disse tre enheder, i stedet for at den fjerde enhed skal genopfinde hjulet.

Hvornår registeret stemmer

Et register over flere forretningsenheder stemmer ikke, fordi det ser komplet ud, men fordi tre ting er sande på samme tid. For det første: hvert datapunkt har på organisationsniveau én definition, og denne definition er anvendt ens hos hver enhed, eller forskellen er eksplicit dokumenteret. For det andet: for hvert datapunkt er det klart per enhed, om der er en kilde, og hvis ikke, hvad status er. For det tredje: ejerskab er tildelt på det niveau, hvor kendskabet også faktisk ligger, ikke automatisk hos enhedens øverste leder.

Hvor lang tid dette arbejde tager, afhænger af antallet af enheder, antallet af emner og de underliggende systemers tilstand; et skøn herom er beskrevet i hvor lang tid tager det at få et emne på plads. Det er ikke en fast gennemløbstid, men en sammenlægning af det arbejde, der stadig skal udføres per enhed og per datapunkt.

At samle disse registre, spore definitioner tilbage og sammenholde kilder per enhed er for en stor del gentageligt arbejde: de samme spørgsmål, gentaget gang på gang på en anden afdeling eller et andet datapunkt. Hvilken del af det AI kan tage over, og hvilken del der forbliver menneskeligt arbejde, er præcis det, arbejdsscanningen fra FTE TO AI er lavet til: den beregner per opgave, hvor meget plads der er til at accelerere denne type registerarbejde, uden at resultatet bliver afhængigt af antagelser, som ingen har kontrolleret.