Kennisbank

Kad reģistrs vairākās biznesa vienībās uzskatāms par pabeigtu

Reģistru vienai biznesa vienībai jūs kādā brīdī pabeidzat. Datu punkti tajā ir ievadīti, katram ir avots un atbildīgā persona, un definīcijas ir pārbaudītas. Ja runa ir par vairākām biznesa vienībām, jautājums mainās. Vairs nav svarīgi, vai viens saraksts ir pilnīgs, bet vai saraksti kopā veido vienotu priekšstatu par organizāciju.

Tas ir cita veida darbs nekā vienkārši vairāk rindu ievadīšana. Slazds ir domāt, ka reģistrs ir pabeigts, tiklīdz katra vienība ir aizpildījusi savu tabulu. Četras aizpildītas tabulas ar četrām atšķirīgām tā paša datu punkta definīcijām nedod vienu reģistru, bet gan četrus reģistrus, kas nejauši atrodas viens otram līdzās.

Kas jābūt iekļauts reģistrā par katru biznesa vienību

Katrā vienībā atkārtojas tas pats pamatdarbs: kādi datu punkti ir nepieciešami, no kurienes tie nāk, un kurš par tiem ir atbildīgs. Tas sākas ar jautājumu kādi datu punkti jums patiešām ir nepieciešami, jo vienība, kas reģistrē pārāk daudz datu punktu, galvenokārt uzkrāj uzturēšanas slogu, bez tam, ka pārskati kļūtu labāki.

Par katru atlikušo datu punktu ir jāuzdod tas pats jautājums: vai tas jau eksistē kādā sistēmā, vai to vēl jāapzina. Lapa par to, kur datu punkts jau eksistē, aprakstīta šī izpēte. Vairāku biznesa vienību gadījumā atbilde bieži ir dažāda: vienībai A energopatēriņš jau ir norādīts pārvaldības sistēmā, vienība B to vēl uzskaita izklājlapā, ko pārvalda viens kontrolieris. Šai atšķirībai jābūt redzamai reģistrā, tā nedrīkst pazust aiz vienveidīgas kolonnas, kas visur norāda 'pieejams'.

Kur bieži rodas kļūdas: tas pats nosaukums, atšķirīga definīcija

Lielākais risks vairāku vienību gadījumā nav tas, ka datu punkti trūkst, bet tas, ka tie ir iekļauti ar to pašu nosaukumu, kaut mēra kaut ko citu. 'Ūdens patēriņš' vienā vienībā var attiekties tikai uz galveno biroju, otrā - arī uz ražošanas telpu. 'FTE skaits' var būt saskaitīts ar vai bez pagaidu darbaspēka. Kamēr šī atšķirība nav nosaukta, nekas neuzkrāj problēmu, līdz brīdim, kad skaitļi tiek apkopoti konsolidētajam pārskatam.

Reģistrs, kas šo risina, katram datu punktam nosaka definīciju organizācijas līmenī un tad parāda, vai katra vienība šo definīciju arī tā piemēro. Kur tas nav noticis, tas reģistrā ir atzīmēts kā atklāts jautājums, nevis kā slēpts pieņēmums. Šīs struktūras izveide ir aprakstīta kā izveidot datu punktu reģistru, un šī secība nemainās, kad ir vairākas vienības: vispirms datu punktus un to definīcijas nosaka organizācijas līmenī, tad katrai vienībai aizpilda, kas jau ir un kas trūkst.

Trūkstoši avoti ir visur, ne tikai mazākajā vienībā

Pieņēmums, ka gadījumos ar trūkstošiem avotiem tas notiek tikai mazākajās vai mazāk nobriedušajās vienībās, reti izrādās patiess. Liela vienība ar plašu ERP sistēmu attiecībā uz noteiktiem vides datiem var būt tikpat atkarīga no manuālas uzskaites kā mazs filiāles birojs. Datu punktu īpatsvars bez cieta avota ir atkarīgs no temata un no tā, cik ilgi vienība ar šiem skaitļiem strādā, nevis no vienības lieluma. Cik daudziem jūsu datu punktiem ir avots, tāpēc ir jautājums, uz ko jāatbild katrai vienībai atsevišķi, skatiet cik daudziem jūsu datu punktiem ir avots. Tikai tad, kad tas ir apzināts katrai vienībai, var kaut ko pateikt par visu veselumu.

Datu punkti bez avota nepazūd no reģistra tāpēc, ka tie ir neveikli. Tiem tiek piešķirts statuss un turpmāks solis, aprakstīts sadaļā ko darīt ar datu punktu bez avota. Vairāku biznesa vienību gadījumā ir prātīgi salīdzināt šo statusu starp vienībām: ja trīs no četrām vienībām datu punktam ir avots, un ceturtajai nav, tad risinājums parasti ir viegli sasniedzams pie tām trim vienībām, tā vietā, lai ceturtajai vienībai būtu jāizgudro ritenis no jauna.

Kad reģistrs ir saskanīgs

Reģistrs par vairākām biznesa vienībām nav saskanīgs tāpēc, ka tas izskatās pilnīgs, bet tāpēc, ka trīs lietas ir patiesas vienlaikus. Pirmkārt: katram datu punktam organizācijas līmenī ir viena definīcija, un šī definīcija katrā vienībā ir piemērota vienādi, vai atšķirība ir skaidri nofiksēta. Otrkārt: par katru datu punktu katrā vienībā ir skaidrs, vai tam ir avots, un, ja nav, kāds ir statuss. Treškārt: atbildība ir piešķirta tajā līmenī, kur zināšanas patiešām atrodas, ne automātiski augstākajam vienības vadītājam.

Cik ilgi šis darbs ilgst, atkarīgs no vienību skaita, tematu skaita un pamatā esošo sistēmu stāvokļa; novērtējums par to aprakstīts cik ilgi ilgst, lai temats tiktu sakārtots. Tas nav fiksēts termiņš, bet gan summa no darba, kas katrai vienībai un katram datu punktam vēl jāpaveic.

Šo reģistru sasaistīšana, definīciju izsekošana un avotu salīdzinājums pa vienībām lielā mērā ir atkārtojams darbs: tie paši jautājumi, atkal un atkal piemēroti citai nodaļai vai citam datu punktam. Kuru daļu no tā var pārņemt AI un kura daļa paliek cilvēka darbs, ir tieši tas, kam radīta FTE TO AI darba skanēšana: tā katram uzdevumam izrēķina, cik daudz vietas ir šāda reģistra darba paātrināšanai, bez tam, ka rezultāts būtu atkarīgs no pieņēmumiem, ko nekas nav pārbaudījis.