In de meeste organisaties met meerdere business units bestaat hetzelfde datapunt meerdere keren. Scope 2-emissies staan bij de ene vestiging in een energiefactuur, bij de andere in een Excel-export van de facility manager, en bij een derde nergens — daar wordt geschat. Dat is geen fout van één afdeling. Het is het gevolg van jaren waarin niemand het datapunt centraal heeft gedefinieerd, laat staan de bron ervan.
De vraag "wat doet u hiermee" veronderstelt dat er één antwoord is dat overal past. Dat is niet zo. De aanpak hangt af van wat er per business unit al aanwezig is, en dat verschilt.
Voordat u iets besluit over een datapunt zonder bron, zet u naast elkaar wat elke business unit feitelijk heeft. Voor sommige units bestaat een bron die niemand heeft opgeschreven — een systeem, een leverancier, een lokale administratie. Voor andere bestaat die bron niet, en wordt het cijfer nu ingevuld op basis van een schatting of een collega die het "ongeveer weet". Deze twee situaties vraagt om iets anders. Waar bestaat een datapunt al is de vraag die u unit voor unit beantwoordt, voordat u iets aan het register toevoegt of wijzigt.
Pas als dat overzicht er is, ziet u waar het probleem echt zit: niet bij het datapunt als concept, maar bij de spreiding van bronnen die er ondersteboven aan onderhevig zijn.
Een datapuntregister bevat per datapunt niet één regel maar zoveel regels als er bronnen zijn. Voor een datapunt dat bij drie business units voorkomt, staan er drie rijen: elk met zijn eigen bron, eigen eigenaar en eigen kwaliteitsregel. Dat lijkt omslachtig, maar het voorkomt iets ergers — het samenvoegen van cijfers met verschillende herkomst tot één getal waarvan niemand meer kan zeggen waar het vandaan komt.
Elke rij bevat minimaal: de definitie van het datapunt zoals die voor deze unit geldt, de bronsysteem of het document waar het cijfer uit komt, wie verantwoordelijk is voor het aanleveren en controleren, en de regel waarmee wordt getoetst of de waarde plausibel is — een bandbreedte, een vergelijking met vorig jaar, een controle op eenheid. Zonder die laatste regel merkt u een fout pas op wanneer iemand toevallig kijkt.
Een complicatie die vaak naar boven komt tijdens dit proces: unit A en unit B noemen het "hetzelfde" datapunt, maar meten iets anders. De ene rekent leaseauto's mee in scope 1, de andere niet. Dat is geen bronprobleem maar een definitieprobleem, en het moet worden opgelost voordat er een bron aan wordt gekoppeld. Hoe u dat soort verschillen herkent, staat beschreven in hoe herkent u een dubbel datapunt bij meerdere business units. Pas als de definitie voor alle units gelijk is, heeft het zin om bronnen te gaan koppelen — anders registreert u drie keer iets verschillends onder één naam.
Als na dit onderzoek blijkt dat een business unit werkelijk geen bron heeft voor een datapunt, zijn er twee routes. De eerste: er bestaat wel een systeem of proces waar het cijfer uit zou kunnen komen, maar niemand heeft dat ooit als bron aangewezen. Dan wijst u die bron aan en legt u vast wie hem beheert. De tweede: er is werkelijk niets, en het cijfer wordt nu geschat of overgenomen van een andere unit. Dan registreert u dat expliciet als schatting, met de aanname die erachter zit, in plaats van het te laten doorgaan als gemeten waarde. Beide routes horen in het register te staan — een schatting die niet als schatting is gelabeld, is een risico dat zich pas laat zien bij controle.
Voordat u tijd steekt in het vinden van een bron voor elk ontbrekend datapunt, is het de moeite waard om te bepalen of dat datapunt voor die business unit relevant is. Een klein kantoorpand met vijf medewerkers heeft mogelijk geen materiaal scope 3-datapunt nodig dat wel relevant is voor een productielocatie. Welke datapunten heeft u werkelijk nodig helpt dat onderscheid maken, zodat u geen bron zoekt voor iets dat achteraf niet nodig was.
De neiging bestaat om door te blijven zoeken naar bronnen tot alles perfect gedekt is. Dat is niet het criterium. Het register is af wanneer voor elk relevant datapunt, per business unit, vaststaat of er een bron is, wie de eigenaar is en welke controle erop wordt toegepast — niet wanneer elk getal met honderd procent zekerheid herleidbaar is. Wanneer is een register af bij meerdere business units beschrijft dat eindpunt concreet, en hoeveel van uw datapunten hebben een bron is de vraag waarmee u de voortgang tussentijds meet.
Dit is werk dat unit voor unit gebeurt en niet in één keer voor de hele organisatie. Hoeveel tijd het kost, hangt af van het aantal business units, het aantal datapunten en hoeveel daarvan al een bron hebben. Een deel van dit werk — het uitvragen van eigenaren, het samenbrengen van bronnen, het invullen van het register — is het soort taak dat zich laat structureren en gedeeltelijk laat versnellen. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel daarvan door AI is over te nemen, zodat u voordat u begint weet welk deel handmatig blijft en welk deel niet.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.