Con più business unit emerge spesso una domanda a cui nessuno sa rispondere con precisione: quali punti dati sono effettivamente necessari, e quali vengono raccolti solo perché venivano già richiesti l'anno scorso. Senza registro, l'elenco delle domande cresce insieme alla paura di dimenticare qualcosa. Con un registro diventa visibile cosa fornisce realmente ogni unità, da dove proviene e se la risposta alla domanda corrisponde allo stesso punto dato dell'unità vicina.
Un registro dei punti dati non è un modello di rendicontazione né un questionario. È un elenco di punti dati con, per ciascuno: la definizione, l'unità di misura, la fonte, il proprietario e la regola di qualità a cui deve conformarsi. Per un'organizzazione con più business unit questo significa che ogni punto dato è riconducibile a un luogo concreto in un sistema concreto, presso una persona responsabile concreta. Non 'emissioni scope 2 per unità', ma 'consumo in kWh dalla fattura X, inserito da Y, riconducibile a Z'.
La domanda su quali punti dati siano davvero necessari non si può rispondere in un colpo solo. Segue dalla combinazione di ciò che già esiste. Una panoramica di dove un punto dato esiste già con più business unit mostra quale parte della domanda trova già risposta nei sistemi esistenti, e quale parte si trova ancora sparsa in foglie di calcolo o non viene registrata da nessuna parte. Solo quando questo quadro è chiaro, diventa evidente quali punti dati devono effettivamente essere richiesti e quali sono diventati superflui.
La stesura di un registro non inizia da un sistema, ma da un elenco di domande: quali punti dati vengono usati adesso, da chi, e sulla base di quale fonte. Si tratta di un esercizio organizzativo, non tecnico. Un approccio graduale per la stesura di un registro dei punti dati con più business unit descrive come procede solitamente questa ricognizione: per unità, per punto dato, con la relativa fonte e il proprietario.
Durante questa ricognizione emergono due problemi ricorrenti. Il primo è il punto dato senza fonte chiara: una cifra trasmessa da anni, ma di cui nessuno sa più indicare la provenienza. Un approccio per un punto dato senza fonte riconoscibile con più business unit approfondisce cosa fare in questi casi: non riprendere semplicemente il punto dato, ma prima ricostruirne la fonte oppure contrassegnarlo come non attendibile finché ciò non sia possibile.
Il secondo problema è il punto dato duplicato: due business unit che, con nomi diversi e unità di misura diverse, forniscono lo stesso dato sottostante. Un modo per riconoscere un punto dato duplicato con più business unit aiuta a rendere questo visibile, in modo che il registro non registri due volte la stessa realtà sotto due etichette.
Un punto dato nel registro è completo solo quando quattro cose sono accertate: la definizione è univoca, la fonte è individuabile, il proprietario è noto ed esiste una regola di qualità che determina quando un valore è considerato valido. Se manca uno di questi quattro elementi, il punto dato non è ancora pronto, per quante volte sia già stato fornito.
Lo stesso vale per la domanda se il registro nel suo insieme sia completo. Un registro non è completo perché contiene un lungo elenco di punti dati, ma perché ogni punto dato in quell'elenco è riconducibile e ogni unità sa quale parte dell'elenco la riguarda. Un criterio per stabilire quando un registro è completo con più business unit descrive questo limite: non completezza in termini di numero, ma completezza in termini di riconducibilità.
Un indicatore utile a questo proposito è semplicemente quanti dei punti dati abbiano già una fonte. Una misurazione di quanti dei vostri punti dati hanno una fonte offre un primo quadro di quanto l'organizzazione sia effettivamente avanti, indipendentemente da come si presenti il rapporto o il questionario di quest'anno.
È tentante acquistare prima un software che raccolga, validi e rendiconti i punti dati. Questo ordine si rivela controproducente quando il processo sottostante non è ancora organizzato: uno strumento sopra una raccolta dati disorganizzata produce rapporti più ordinati su cifre che restano comunque non riconducibili. Il registro — chi fornisce cosa, da quale fonte, secondo quale regola — deve esistere prima. Solo allora uno strumento ha qualcosa di attendibile su cui operare.
Una volta che il registro è pronto e per ogni punto dato è chiaro chi lo fornisce, da quale fonte e secondo quale regola, diventa rilevante un'altra domanda: quale parte di quel processo di fornitura richiede ancora lavoro umano, e quale parte è sufficientemente ripetitiva da poter essere affidata a un sistema. La werkscan di FTE TO AI calcola per ciascuna attività quale parte del lavoro può essere assunta dall'IA, e può indicare, sulla base del registro, per ciascun punto dato dove l'inserimento manuale, il controllo o il trasferimento lasciano spazio a un passaggio automatizzato.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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