Da qualche parte nel processo compare una cifra che nessuno riesce più a spiegare. Il consumo scope 2 di una sede, il numero di fte in una controllata, la quantità di rifiuti per linea di produzione. Il numero è nel rapporto dell'anno scorso, ma nessuno sa più da quale sistema provenisse, chi lo abbia inserito, se sia stato somm ato o stimato. Non è un'eccezione. È una delle scoperte più frequenti non appena un'organizzazione esamina per la prima volta in modo sistematico i propri dati di sostenibilità.
La domanda non è retorica. Un dato senza fonte non è per definizione errato, ma è non dimostrato. E un dato non dimostrato che finisce comunque in un rapporto è un rischio che si manifesta solo nel momento in cui qualcuno — un assurance provider, un'autorità di controllo, un cliente con propri obblighi di filiera — approfondisce la questione.
Un registro dei dati non è uno strumento di rendicontazione né una dashboard. È un elenco: ogni dato che finisce in un rapporto di sostenibilità, accompagnato da una serie di campi fissi. Da dove proviene. Chi ne è il responsabile. Quali elaborazioni si trovano tra la fonte e il rapporto. Secondo quale regola viene valutata la sua qualità. Quando è stato controllato per l'ultima volta.
Senza questi campi, un dato è semplicemente un numero che si trova da qualche parte per caso. Con questi campi, diventa un'informazione la cui provenienza è documentata, e quindi verificabile in modo ripetibile. Questa distinzione è esattamente il punto in cui le organizzazioni si bloccano: il rapporto esiste, la struttura sottostante no.
Nella maggior parte dei casi una fonte è esistita. Qualcuno ha estratto un tempo un numero da un sistema ERP, l'ha inserito in un foglio di calcolo, e un collega l'ha ripreso l'anno successivo senza copiare anche la provenienza. Oppure il numero è il risultato di un calcolo — una stima basata su una media, una conversione da litri a chilogrammi di CO2 — la cui regola di calcolo non è stata annotata. Proprio questo percorso, quali elaborazioni si trovano tra fonte e rapporto, è il punto in cui la maggior parte delle informazioni si perde. Un numero che è stato elaborato tre volte prima di raggiungere il rapporto ha avuto tre occasioni per perdere la propria provenienza.
Nelle organizzazioni con più sedi o business unit si aggiunge una seconda causa: lo stesso dato esiste in più punti, in forme leggermente diverse, e nessuno ha mai stabilito quale versione sia il dato di origine. È una questione diversa dalla fonte mancante, ma le due si toccano: se volete sapere dove un dato esiste già in più business unit, spesso vi imbattete esattamente nello stesso punto cieco.
Un dato senza fonte riceve nel registro uno stato: non confermato. Non viene rimosso, né tacitamente assunto come corretto, ma contrassegnato. Da quel momento c'è una scelta da fare, e tale scelta dipende da ciò che è in gioco. Se si tratta di un dato valutato come poco rilevante in un'analisi di materialità, la fonte può essere rintracciata in un momento successivo senza che il rapporto debba attenderla. Se si tratta di un dato soggetto ad assurance, la fonte è una condizione, non un'opzione facoltativa.
La ricerca stessa segue un percorso fisso: si torna al documento o al sistema di origine, si ripercorre ogni fase di elaborazione, fino al responsabile che può confermare che il numero è corretto. È esattamente questo che significa il source-to-report mapping: non controllare il numero, ma ricostruire il percorso che porta ad esso. A volte risulta che quel percorso non è più ricostruibile. In tal caso la conclusione non è che il numero sia errato, ma che non può essere dimostrato — ed è un esito diverso, e per un rapporto altrettanto importante.
Un registro non è completo nel momento in cui ogni dato ha una fonte. È completo nel momento in cui ogni dato ha un responsabile che può essere contattato, una regola di qualità in base alla quale viene valutato, e una cronologia di elaborazione documentata che può essere ripercorsa senza che qualcuno debba saperla a memoria. Cosa comprende esattamente tutto ciò, e quando si può smettere di cercare ulteriori dettagli, è illustrato in quando un registro è completo. Per la maggior parte delle organizzazioni la risposta è concretamente poco rassicurante: è completo quando un nuovo collega può ricostruire il rapporto senza aiuto.
Individuare e risolvere un dato senza fonte è un lavoro che si può suddividere in fasi: consultare i documenti di origine, ripercorrere le elaborazioni, contattare i responsabili, registrare le risposte. Una parte di questo lavoro — la ricerca nei sistemi di una cifra mancante, l'unione delle conferme ricevute — è sufficientemente ripetitiva da poter calcolare cosa l'IA possa assumersene. La werkscan di FTE TO AI fa esattamente questo per ogni attività: non con affermazioni generiche sull'automazione, ma con una stima concreta di quale parte di questo tipo di lavoro di ricerca può essere affidata a un sistema e quale parte richiede ancora responsabilità e valutazione.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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