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O que fazer com um ponto de dados sem fonte

Em algum ponto do processo há um número que já ninguém consegue explicar. O consumo de âmbito 2 de uma unidade, o número de fte numa subsidiária, a quantidade de resíduos por linha de produção. O número consta do relatório do ano passado, mas já ninguém sabe de que sistema veio, quem o introduziu, se foi somado ou estimado. Isto não é uma excepção. É uma das descobertas mais frequentes quando uma organização analisa os seus dados de sustentabilidade de forma sistemática pela primeira vez.

A pergunta não é retórica. Um ponto de dados sem fonte não é, por definição, errado, mas não está comprovado. E dados não comprovados que acabam num relatório são um risco que só se revela no momento em que alguém — um prestador de assurance, um regulador, um cliente com as suas próprias obrigações de cadeia de valor — faz mais perguntas.

O que um registo de pontos de dados regista

Um registo de pontos de dados não é uma ferramenta de reporte nem um painel de controlo. É uma lista: cada ponto de dados que entra num relatório de sustentabilidade, acompanhado de um conjunto de campos fixos. De onde vem. Quem é o proprietário. Que processamentos existem entre a fonte e o relatório. Segundo que regra a sua qualidade é avaliada. Quando foi verificado por último.

Sem esses campos, um ponto de dados é apenas um número que por acaso está ali. Com esses campos, torna-se um dado cuja proveniência está registada e que, portanto, pode ser verificado de forma repetível. É precisamente nessa distinção que as organizações ficam encalhadas: o relatório existe, a estrutura subjacente não.

Como surge um ponto de dados sem fonte

Na maioria dos casos, houve uma fonte. Alguém retirou, em determinado momento, um número de um sistema ERP, colocou-o numa folha de cálculo, e um colega repetiu-o no ano seguinte sem copiar também a sua proveniência. Ou o número é o resultado de um cálculo — uma estimativa baseada numa média, uma conversão de litros para quilogramas de CO2 — cuja regra de cálculo nunca foi registada por escrito. É precisamente esse percurso, que processamentos existem entre a fonte e o relatório, onde a maior parte da informação se perde. Um número que foi processado três vezes antes de chegar ao relatório teve três oportunidades de perder a sua proveniência.

Em organizações com múltiplas unidades ou unidades de negócio surge uma segunda causa: o mesmo ponto de dados existe em vários locais, em formas ligeiramente diferentes, e nunca ninguém determinou qual a versão que constitui os dados de origem. Trata-se de uma questão diferente da fonte em falta, mas ambas se cruzam: se quiser saber onde já existe um ponto de dados em múltiplas unidades de negócio, depara-se frequentemente com exactamente o mesmo ponto cego.

O que fazer com o ponto de dados

Um ponto de dados sem fonte recebe no registo um estatuto: não confirmado. Não é eliminado, nem assumido silenciosamente como correcto, mas sim marcado. A partir desse momento há uma escolha a fazer, e essa escolha depende do que está em jogo. Se se tratar de um ponto de dados classificado como pouco relevante numa análise de materialidade, a fonte pode ser apurada mais tarde sem que o relatório fique à espera disso. Se se tratar de um ponto de dados sujeito a assurance, a fonte é uma condição, não um extra desejável.

A própria busca segue um percurso fixo: de volta ao documento ou sistema de origem, passando por cada etapa de processamento, até ao proprietário que pode confirmar que o número está correcto. É exactamente isso que a cartografia de source-to-report implica: não verificar o número, mas reconstruir o percurso até lá. Por vezes, verifica-se que esse percurso já não pode ser reconstruído. Nesse caso, a conclusão não é que o número esteja errado, mas sim que não pode ser comprovado — e esse é um resultado diferente, e para um relatório igualmente importante.

Quando o registo está concluído

Um registo não está concluído quando cada ponto de dados tem uma fonte. Está concluído quando cada ponto de dados tem um proprietário que pode ser contactado, uma regra de qualidade em função da qual é avaliado, e um histórico de processamento registado que pode ser percorrido novamente sem que ninguém precise de o saber de memória. O que exactamente isso implica, e quando pode parar de procurar mais detalhe, está desenvolvido em quando um registo está concluído. Para a maioria das organizações, a resposta é insatisfatoriamente concreta: está concluído quando um novo colega consegue reconstruir o relatório sem ajuda.

Localizar e corrigir um ponto de dados sem fonte é um trabalho que se pode dividir em etapas: pesquisar documentos de origem, rastrear processamentos, contactar proprietários, registar respostas. Parte desse trabalho — pesquisar sistemas à procura de um número em falta, reunir confirmações obtidas — é suficientemente repetitivo para se calcular o que a IA pode assumir. O werkscan da FTE TO AI faz isso por tarefa: não em afirmações genéricas sobre automatização, mas numa estimativa concreta de que parte deste tipo de trabalho de pesquisa pode ser confiada a um sistema e que parte continua a exigir titularidade e avaliação.