Kennisbank

Hol létezik már egy adatpont valójában?

Mielőtt egy szám bekerül egy jelentésbe, már van egy története. Egy energiaszámlából származik, egy HR-rendszerből, egy Excel-fájlból, amelyet valaki minden negyedévben frissít, vagy egy becslésből, amelyet három évvel ezelőtt készítettek és soha többé nem vizsgáltak felül. A kérdés "hol létezik már ez az adatpont" egyszerűnek tűnik, de a legtöbb szervezetnél a válasz nincs sehol rögzítve. Ott van a fejekben, a tavalyi levelezésben, vagy sehol.

Egy adatpontregiszter az a hely, ahol ez a válasz igenis megtalálható. Nem jelentésként, hanem nyilvántartásként: minden adatpontra vonatkozóan rögzítve, hogy honnan származik az érték, ki felel érte, és milyen szabályoknak kell megfelelnie az értéknek, mielőtt felhasználja.

Mi található egy adatpontregiszterben

Egy regiszter minden adatponthoz egy fix mezőkészletet tartalmaz. Az adatpont neve és definíciója, hogy két ember ne értsen valami mást ugyanazon a fogalmon. A forrásrendszerek vagy dokumentumok, amelyekből az érték származik. A tulajdonos: az a személy, aki el tudja magyarázni, honnan származik a szám, és aki kapcsolattartó pont, ha nem stimmel. A forrás és a jelentés közötti feldolgozási lépések, a mértékegység-átváltástól a telephelyek közötti összesítésig. És a minőségi szabályok, amelyeknek az értéknek megfelelnie kell, mint egy elvárt tartomány vagy egy összevetés az előző évvel.

Ez nem jelentési dokumentum. Ez az alatta lévő réteg: az a hely, ahol utólag megnézhető, honnan származik egy szám, anélkül, hogy fel kellene hívnia valakit.

Hogyan kerül egy adatpont a regiszterbe

Egy regiszter nem tölti fel önmagát automatikusan. Azzal kezdődik, hogy összeállítja a szükséges adatpontok listáját, és mindegyikhez feltesz egy kérdést: létezik ez már valahol, és pontosan hol. Az adatpontok nagy részénél a válasz nem egyetlen forrás, hanem egy sor lépés: egy exportálás egy rendszerből, egy feldolgozás egy táblázatban, egy kézi kiegészítés, és aztán a végleges érték. Ennek a láncnak minden lépését fel kell venni a regiszterbe, nem csak az utolsót.

Ehhez két kérdés tartozik, amelyeket nem hagyunk ki. Először: ki a tulajdonosa ennek az adatpontnak, nem formalitásként, hanem mint valaki, aki felel az értékért. Másodszor: mi történik egy olyan adatponttal, amelynek forrása nem deríthető ki. Ez gyakrabban fordul elő, mint várná, és mit tesz egy forrás nélküli adatponttal egy olyan kérdés, amelyet nem lehet kihagyni azzal, hogy bonyolultnak nevezik.

Ennek a regiszternek a felépítése egy külön folyamat, saját sorrenddel: először azonosítani kell az adatpontokat, majd nyomon követni a forrásokat, majd kijelölni a tulajdonosokat, majd megfogalmazni a szabályokat. Hogyan állít össze egy adatpontregisztert lépésről lépésre leírja ezt a sorrendet.

Mikor helyes egy adatpont

Az, hogy egy adatpont szerepel a regiszterben, nem ugyanaz, mint hogy az adatpont helyes. A helyesség azt jelenti, hogy a forrás nyomon követhető, hogy a forrás és a jelentésbeli szám közötti feldolgozási lépések ismertek, és hogy van egy szabály, amelyhez az eredmény összevethető. E három nélkül egy szám csak egy feltételezés egy számmal a tetején.

A feldolgozási lépések ezek közül a leggyakrabban hiányzó rész. Egy adatpont ritkán jut el egyenesen a forrástól a jelentésig; általában van közte egy átváltás, egy összevonás vagy egy korrekció. Milyen feldolgozási lépések vannak a forrás és a jelentés között ezért egy külön kérdés a mellett, hogy hol található maga a forrás, és ez a két kérdés együtt alkotja azt, amit source-to-report mapping néven ismerünk: a nyers forrástól a jelentésbeli számig tartó teljes útvonal feltérképezve.

Egy második probléma, amely csak akkor válik láthatóvá, amikor kitölti a regisztert, a duplázódás: ugyanaz az adatpont, amelyet két útvonalon szolgáltatnak, két kicsit eltérő értékkel. Hogyan ismer fel egy duplikált adatpontot tehát nem elméleti kérdés, hanem gyakorlati ellenőrzés, amelyet a regiszteren végez el, mielőtt megbízhatónak jelöli.

És mivel egy regiszter soha nem lesz egy lépésben teljes, van egy külön kérdés arra a pillanatra, amikor leállhat a kereséssel: mikor van egy regiszter készen leírja, mitől függ ez, helyette hogy egy fix számú adatpontot vagy egy határidőt nevezne meg.

Mit nem old meg ez

Egy adatpontregiszter megmondja, honnan származik egy adatpont, és ki felel érte. Nem mondja meg, mennyi időt vesz igénybe ezeknek az adatoknak az évente megismételt összegyűjtése, vagy hogy a gyűjtési munka mekkora része marad kézi és mekkora része vehető át. Amint a regiszter a helyén van, és tudja, mely lépések ismétlődnek, ez a kérdés automatikusan felmerül. Az FTE TO AI munkaköri felmérése feladatonként kiszámítja, hogy a munka mekkora része vehető át AI által, és éppen azon a ponton kapcsolódik, ahol a regiszter megáll: nem azt méri, hol van az adat, hanem hogy mennyi munkát jelent minden alkalommal újra hozzáférni.