Kennisbank

Cá bhfuil pointe sonraí ann cheana, i ndáiríre?

Sula mbíonn figiúr le fáil i dtuarascáil, tá stair aige cheana féin. Tagann sé ó bhille fuinnimh, ó chóras Acmhainní Daonna, ó chomhad Excel a nuashonraíonn duine gach ráithe, nó ó mheastachán a rinneadh trí bliana ó shin agus nár athbhreithníodh riamh ó shin. Is cosúil go bhfuil an cheist "cá bhfuil an pointe sonraí seo ann cheana" simplí, ach san fhormhór na n-eagraíochtaí, níl an freagra leagtha amach in aon áit. Tá sé i gcloigne daoine, i gcomhfhreagras ríomhphoist ón mbliain seo caite, nó in áit ar bith.

Is é clár pointí sonraí an áit ina bhfuil an freagra sin leagtha amach. Ní mar thuarascáil, ach mar chóras riaracháin: taifeadta do gach pointe sonraí cárb as a dtagann an luach, cé atá freagrach as, agus cad na rialacha a chaithfidh an luach a chomhlíonadh sula n-úsáideann tú é.

Cad atá i gclár pointí sonraí

Tá tacar seasta réimsí i gclár do gach pointe sonraí. An ainm agus an sainmhíniú ar an bpointe sonraí, ionas nach mbíonn dhá dhuine ag tuiscint rud eile faoin téarma céanna. Na córais fhoinseacha nó na doiciméid óna dtagann an luach. An úinéir: an duine atá in ann a mhíniú cárb as a dtagann an figiúr agus is é an pointe teagmhála é má bhíonn sé mícheart. Na hoibríochtaí a tharlaíonn idir foinse agus tuarascáil, ó thiontú aonad go suimiú thar shuíomhanna. Agus na rialacha cáilíochta a chaithfidh an luach a chomhlíonadh, mar shampla raon ionchais nó seiceáil in aghaidh na bliana roimhe seo.

Ní doiciméad tuarascála é seo. Is é an sraith faoi bhun sin: an áit ina bhféadfaidh tú a fhiosrú cárb as a dtagann figiúr, gan glaoch a chur ar dhuine ar bith.

Conas a thagann pointe sonraí isteach sa chlár

Ní líonann clár é féin go huathoibríoch. Tosaíonn sé leis an liosta pointí sonraí a theastaíonn uait, agus don gach ceann díobh sin an cheist: an bhfuil sé ann cheana, agus cá dtí go beacht. Don chuid is mó de na pointí sonraí, ní foinse aonair atá mar fhreagra, ach sraith céimeanna: easpórtáil ó chóras, oibríocht i scarbhileog, forlíonadh láimhe, agus ansin an luach críochnaitheach. Ba cheart go mbeadh gach céim sa tsraith sin sa chlár, ní an ceann deireanach amháin.

Gabhann leis sin dhá cheist nach n-fhágtar ar lár. Ar an gcéad dul síos: cé is úinéir an phointe sonraí seo, ní mar fhoirmiúlacht ach mar dhuine atá in ann an luach a chosaint. Ar an dara dul síos: cad a tharlaíonn le pointe sonraí nach féidir a fhoinse a rianú. Tarlaíonn sé sin níos minice ná mar a bheifí ag súil leis, agus is ceist í cad a dhéanann tú le pointe sonraí gan foinse nach n-fhágtar ar lár trína ainmniú mar rud deacair.

Is tionscadal ar leith é tógáil an chláir seo, le seicheamh dá chuid féin: sainaithint na bpointí sonraí ar dtús, ansin rianú na bhfoinsí, ansin ainmniú na n-úinéirí, ansin foclú na rialacha. Déanann Conas clár pointí sonraí a chur ar bun cur síos ar an seicheamh sin céim ar chéim.

Cathain a bhíonn pointe sonraí ceart

Ní hionann pointe sonraí a bheith liostaithe sa chlár agus pointe sonraí a bheith ceart. Ciallaíonn ceart go bhfuil an fhoinse inrianaithe, go bhfuil na hoibríochtaí idir an fhoinse agus figiúr na tuarascála ar eolas, agus go bhfuil riail ann lena n-fhéadfaí an toradh a thástáil. Gan an triúr sin, ní rud é figiúr ach glacadh le rud le figiúr air.

Is iad na hoibríochtaí an chuid is minice a bhíonn ar iarraidh. Is fíorbheag an t-am a théann pointe sonraí go díreach ón fhoinse chuig an tuarascáil; bíonn tiontú, comhcheangal nó ceartúchán idir eatarthu de ghnáth. Is ceist ar leith í cad na hoibríochtaí atá idir foinse agus tuarascáil mar sin i dteannta na ceiste cá bhfuil an fhoinse féin, agus le chéile is iad an dá cheist sin an rud ar a dtugtar léarscáiliú foinse-go-tuarascáil: an bealach iomlán ón bhunfhoinse go figiúr na tuarascála, léarscáilithe.

Is fadhb eile a thagann chun solais díreach agus tú ag comhlánú an chláir ná dúbláil: an pointe sonraí céanna á sholáthar trí dhá bhealach, le dhá luach beagán difriúil. Ní ceist theoiriciúil é conas pointe sonraí dúbailte a aithint ansin ach seiceáil phraiticiúil a chuireann tú i bhfeidhm ar an gclár sula ndeimhníonn tú é mar rud iontaofa.

Agus ós rud é nach mbíonn clár críochnaithe riamh d'aon iarraidh amháin, tá ceist ar leith ann don nóiméad ina bhféadfá stopadh den chuardach: déanann cathain a bhíonn clár críochnaithe cur síos ar an rud a bhraitheann sé sin air, in ionad líon seasta pointí sonraí nó spriocdháta a lua.

Cad nach réitíonn sé seo

Insíonn clár pointí sonraí duit cárb as a dtagann pointe sonraí agus cé atá freagrach as. Ní insíonn sé duit cé mhéad ama a thógann sé an t-eolas sin a bhailiú athuair gach bliain, ná cén chuid den obair bhailiúcháin sin a fhanann láimhe agus cén chuid a fhéadfaí a thógáil ar bord. A luaithe a bhíonn an clár ann agus a bhfuil ar eolas agat cé na céimeanna a athdhéantar, tagann an cheist sin chun cinn go huathoibríoch. Áirithíonn scanadh oibre FTE TO AI, do gach tasc, cén chuid den obair is féidir le AI a ghlacadh ar láimh, agus dá bharr sin tagann sé le díreach an pointe ina stopann an clár: ní cá bhfuil na sonraí, ach cé mhéad oibre a chosnaíonn sé iad a bhaint amach arís gach uair.