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Il problema non sta nel foglio di calcolo, ma in ciò che avviene prima

C'è un momento fisso in quasi ogni conversazione sui dati di sostenibilità: qualcuno indica il foglio di calcolo. Troppe schede, troppo lavoro manuale, troppo rischio di errori. La conclusione sembra ovvia: sostituire il foglio di calcolo con un sistema e il problema è risolto. Questa conclusione è di solito prematura.

Cosa fa un foglio di calcolo e cosa non fa

Un foglio di calcolo è una superficie. Mostra numeri, li somma, li collega tra loro. Ciò che non fa è spiegare da dove viene un numero, chi ne è responsabile, o se corrisponde ancora alla definizione stabilita due anni fa. Queste domande non sono state poste al foglio di calcolo — non sono mai state registrate da nessuna parte. Il foglio di calcolo viene incolpato di qualcosa che è già andato storto prima: nella raccolta, nella trascrizione, nel presupporre che un collega sapesse quale cifra si intendesse.

Sostituite il foglio di calcolo con un software e quelle domande restano senza risposta. Il sistema mostrerà allora una panoramica più ordinata della stessa incertezza. Il rapporto avrà un aspetto più professionale; i dati sottostanti non saranno diventati più affidabili. Questa è la trappola: acquistare uno strumento prima di aver chiarito cosa quello strumento debba ordinare.

Cosa succede realmente

Di solito si tratta di tre elementi cresciuti indipendentemente l'uno dall'altro. Non esiste una panoramica aggiornata di quali punti dati un'organizzazione necessita — quella panoramica è stata creata in passato per uno standard di rendicontazione ormai superato e non è stata aggiornata. Non esiste una linea documentata dalla fonte alla cifra riportata, per cui nessuno può affermare con certezza se un numero provenga da un sistema o dall'altro, o da una stima che qualcuno ha inserito in passato perché i dati reali non erano disponibili. E non esiste un responsabile per ogni punto dato — la persona che fornisce la cifra non è automaticamente quella in grado di spiegare da dove provenga o quale sia la sua qualità.

Queste tre cose non hanno nulla a che fare con i fogli di calcolo. Causerebbero lo stesso problema in qualsiasi sistema. Un foglio di calcolo li rende semplicemente più visibili, perché non c'è uno strato sopra che nasconde il disordine.

Cosa possiamo mostrare e cosa non possiamo

Un registro dei punti dati con lineage source-to-report documenta da dove proviene un punto dato, chi ne è responsabile e quali regole di qualità si applicano. È utile, ed è anche limitato. Il registro non mostra un giudizio sostanziale sulla correttezza di una cifra — mostra se il percorso verso quella cifra è tracciabile. Due organizzazioni con lo stesso registro possono comunque ottenere punteggi diversi sulla qualità dei dati, perché una organizzazione ha una fonte essa stessa imprecisa e l'altra no. Il registro rende visibile questa differenza; non la risolve.

Importante anche: non tutti i punti dati necessitano della stessa quantità di lineage. Per alcune cifre basta una fonte semplice e ben documentata; per altre è necessario più dettaglio perché ci sono più passaggi tra la fonte e il rapporto. Quali punti dati un'organizzazione necessiti realmente dipende dall'obbligo di rendicontazione e dal settore, ed è ben diverso dal presupporre che tutto meriti la stessa attenzione. Quanti dei punti dati esistenti abbiano già una fonte varia molto da organizzazione a organizzazione — in alcune è registrato in un collegamento ERP, in altre risiede nella memoria di un unico dipendente.

Perché questo va più lento dell'acquisto di uno strumento

Creare un registro e il lineage non è questione di accendere un sistema. Significa verificare, argomento per argomento, dove nasce una cifra, chi la controlla prima che raggiunga il rapporto, e cosa succede quando quella persona non è più presente. Questo lavoro varia da argomento ad argomento: per uno la fonte è già pronta, per un altro deve ancora essere trovata o ricostruita. Chi si chiede quanto tempo richieda per argomento troverà una risposta più realistica in l'indicazione dei tempi per argomento piuttosto che in una demo di uno strumento che promette che tutto avviene automaticamente.

Questo approccio non produce un rapporto — quello lo genera un altro strumento, basandosi su questi dati. Ciò che produce è una struttura che rimane valida anche quando il foglio di calcolo viene sostituito, anche quando il dipendente che sapeva tutto se ne va. Cosa significhi questo in pratica per chi in futuro consulterà il registro è descritto in chi consulta il registro dei punti dati quando chi l'ha redatto non è più presente, e cosa cambia una volta stabilito il lineage è descritto in le conseguenze di un lineage una volta stabilito.

La domanda che resta

I fogli di calcolo non sono il problema, ma sono il primo sintomo visibile. Chi sostituisce il foglio di calcolo senza prima sapere quali punti dati contano davvero, quale fonte vi è associata e chi ne è responsabile, sposta il problema verso un sistema più costoso. Ciò che resta allora è la domanda che precede questo lavoro: quali punti dati siano effettivamente necessari per l'obbligo di rendicontazione, e se una parte di essi esista forse già in qualche punto dell'organizzazione senza che nessuno lo sappia, come descritto in dove un punto dato può già esistere.

Questo è un lavoro che oggi le persone svolgono in gran parte manualmente: individuare fonti, confrontare definizioni, verificare la proprietà. Parte di questo lavoro di ricerca può essere strutturata e accelerata con l'AI, parte no — questa differenza è esattamente ciò che analizza la werkscan di FTE TO AI. La werkscan calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere svolta dall'AI, offrendo così un quadro più realistico rispetto al presupporre che uno strumento risolva il problema nella sua interezza.