Το πρόβλημα δεν βρίσκεται στο spreadsheet, αλλά σε ό,τι προηγείται

Υπάρχει μια σταθερή στιγμή σε σχεδόν κάθε συζήτηση για δεδομένα βιωσιμότητας: κάποιος δείχνει το spreadsheet. Πολλές καρτέλες, πολλή χειρωνακτική εργασία, πολλή πιθανότητα λάθους. Το συμπέρασμα φαίνεται προφανές: αντικαταστήστε το spreadsheet με ένα σύστημα και το πρόβλημα λύνεται. Αυτό το συμπέρασμα συνήθως εξάγεται πρόωρα.

Τι κάνει και τι δεν κάνει ένα spreadsheet

Ένα spreadsheet είναι μια επιφάνεια. Εμφανίζει αριθμούς, τους προσθέτει, τους συνδέει μεταξύ τους. Αυτό που δεν κάνει είναι να εξηγήσει από πού προέρχεται ένας αριθμός, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτόν, ή αν εξακολουθεί να ταιριάζει με τον ορισμό που καθορίστηκε πριν από δύο χρόνια. Αυτές οι ερωτήσεις δεν έχουν τεθεί στο spreadsheet — δεν έχουν καταγραφεί ποτέ πουθενά. Το spreadsheet κατηγορείται για κάτι που είχε ήδη πάει στραβά νωρίτερα: κατά τη συγκέντρωση, την αντιγραφή, την παραδοχή ότι ένας συνάδελφος γνώριζε ποιος αριθμός εννοούνταν.

Αντικαταστήστε το spreadsheet με ένα πακέτο λογισμικού και αυτές οι ερωτήσεις παραμένουν αναπάντητες. Το σύστημα δείχνει τότε μια πιο τακτοποιημένη εικόνα της ίδιας αβεβαιότητας. Η αναφορά φαίνεται πιο επαγγελματική· τα υποκείμενα δεδομένα δεν έχουν γίνει πιο αξιόπιστα. Αυτή είναι η παγίδα: να αγοράσετε ένα εργαλείο πριν καταστεί σαφές τι πρέπει να οργανώσει αυτό το εργαλείο.

Τι συμβαίνει πραγματικά

Συνήθως πρόκειται για τρία πράγματα που έχουν αναπτυχθεί ανεξάρτητα το ένα από το άλλο. Δεν υπάρχει επικαιροποιημένη εικόνα των datapoints που χρειάζεται ένας οργανισμός — αυτή η εικόνα δημιουργήθηκε κάποτε για ένα παλιό πρότυπο αναφοράς και δεν έχει ενημερωθεί. Δεν υπάρχει καταγεγραμμένη γραμμή από την πηγή έως τον αριθμό της αναφοράς, με αποτέλεσμα κανείς να μην μπορεί να πει με βεβαιότητα αν ένας αριθμός προέρχεται από ένα σύστημα ή από άλλο, ή από μια εκτίμηση που κάποιος συμπλήρωσε κάποτε επειδή τα πραγματικά δεδομένα δεν ήταν διαθέσιμα. Και δεν υπάρχει ιδιοκτήτης για κάθε datapoint — το άτομο που παραδίδει τον αριθμό δεν είναι αυτόματα εκείνο που μπορεί να εξηγήσει από πού προέρχεται ή ποια είναι η ποιότητά του.

Αυτά τα τρία πράγματα δεν έχουν καμία σχέση με τα spreadsheets. Θα προκαλούσαν το ίδιο πρόβλημα σε οποιοδήποτε σύστημα. Ένα spreadsheet απλώς τα κάνει πιο ορατά, επειδή δεν υπάρχει κάποιο στρώμα από πάνω που να κρύβει τη σύγχυση.

Τι μπορούμε και τι δεν μπορούμε να δείξουμε

Ένα μητρώο datapoints με source-to-report lineage καταγράφει από πού προέρχεται ένα datapoint, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτό και ποιοι κανόνες ποιότητας εφαρμόζονται σε αυτό. Αυτό είναι χρήσιμο, και είναι επίσης περιορισμένο. Το μητρώο δεν δείχνει ουσιαστική κρίση για το αν ένας αριθμός είναι σωστός — δείχνει αν η διαδρομή προς αυτόν τον αριθμό είναι ανιχνεύσιμη. Δύο οργανισμοί με το ίδιο μητρώο μπορούν παρόλα αυτά να βαθμολογηθούν διαφορετικά ως προς την ποιότητα δεδομένων, επειδή ο ένας οργανισμός έχει μια πηγή που είναι η ίδια ανακριβής και ο άλλος όχι. Το μητρώο κάνει αυτή τη διαφορά ορατή· δεν τη λύνει.

Επίσης σημαντικό: όχι κάθε datapoint χρειάζεται την ίδια ποσότητα lineage. Για ορισμένους αριθμούς αρκεί μια απλή, καλά τεκμηριωμένη πηγή· για άλλους χρειάζεται περισσότερη λεπτομέρεια επειδή υπάρχουν περισσότερα βήματα ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά. Ποια datapoints χρειάζεται πραγματικά ένας οργανισμός εξαρτάται από την υποχρέωση αναφοράς και τον κλάδο, και αυτό είναι διαφορετικό από την υπόθεση ότι όλα αξίζουν την ίδια προσοχή. Πόσα από τα υπάρχοντα datapoints έχουν ήδη πηγή διαφέρει σημαντικά ανά οργανισμό — σε έναν αυτό είναι καταγεγραμμένο σε μια σύνδεση ERP, σε άλλον βρίσκεται στη μνήμη ενός μόνο εργαζομένου.

Γιατί αυτό προχωρά πιο αργά από μια αγορά εργαλείου

Η δημιουργία ενός μητρώου και lineage δεν είναι απλά ενεργοποίηση ενός συστήματος. Είναι η διαπίστωση, θέμα προς θέμα, από πού προκύπτει ένας αριθμός, ποιος τον εξετάζει πριν φτάσει στην αναφορά, και τι συμβαίνει αν αυτό το άτομο δεν είναι πλέον εκεί. Αυτή η εργασία διαφέρει ανά θέμα: για ένα θέμα η πηγή είναι ήδη έτοιμη, για ένα άλλο πρέπει ακόμη να βρεθεί ή να ανακατασκευαστεί. Όποιος αναρωτιέται πόσο χρόνο απαιτεί αυτό ανά θέμα, θα βρει μια πιο ρεαλιστική απάντηση στο η ένδειξη διάρκειας ανά θέμα παρά σε μια επίδειξη εργαλείου που υπόσχεται ότι όλα γίνονται αυτόματα.

Αυτή η προσέγγιση δεν παράγει μια αναφορά — αυτό είναι έργο ενός άλλου εργαλείου, με αυτά τα δεδομένα ως βάση. Αυτό που όμως προσφέρει είναι μια δομή που παραμένει σταθερή ακόμη και όταν το spreadsheet αντικατασταθεί, ακόμη και όταν αποχωρήσει ο εργαζόμενος που τα γνώριζε όλα. Τι σημαίνει αυτό στην πράξη για όσους θα συμβουλεύονται το μητρώο στο μέλλον, περιγράφεται στο ποιος συμβουλεύεται το μητρώο datapoints όταν ο συντάκτης δεν είναι πλέον εκεί, και τι αλλάζει μόλις καθοριστεί η lineage αναφέρεται στο οι συνέπειες της εφάπαξ καθορισμένης lineage.

Το ερώτημα που παραμένει

Τα spreadsheets δεν είναι το πρόβλημα, αλλά είναι το πρώτο ορατό σύμπτωμα. Όποιος αντικαθιστά το spreadsheet χωρίς πρώτα να γνωρίζει ποια datapoints έχουν πραγματικά σημασία, ποια πηγή τους αντιστοιχεί και ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτά, απλώς μεταφέρει το πρόβλημα σε ένα πιο ακριβό σύστημα. Αυτό που απομένει τότε είναι το ερώτημα που προηγείται αυτής της εργασίας: ποια datapoints χρειάζονται πράγματι για την υποχρέωση αναφοράς, και αν ένα μέρος τους ίσως ήδη υπάρχει κάπου στον οργανισμό χωρίς να το γνωρίζει κανείς, όπως περιγράφεται στο πού μπορεί να υπάρχει ήδη ένα datapoint.