Există un moment fix în aproape fiecare discuție despre datele de sustenabilitate: cineva arată spre foaia de calcul. Prea multe file, prea multă muncă manuală, prea multă șansă de erori. Concluzia pare evidentă: înlocuiți foaia de calcul cu un sistem și problema este rezolvată. Această concluzie este de obicei trasă prea rapid.
O foaie de calcul este o suprafață. Afișează cifre, le adună, le corelează. Ce nu face este să explice de unde provine o cifră, cine este responsabil pentru ea, sau dacă mai corespunde definiției stabilite cu doi ani în urmă. Aceste întrebări nu au fost adresate foii de calcul — nu au fost niciodată consemnate nicăieri. Foaia de calcul este acuzată pentru ceva ce a fost deja greșit de la început: la colectare, la copierea manuală, la presupunerea că un colega știa deja ce cifră era vorba.
Înlocuiți foaia de calcul cu un pachet software și aceste întrebări rămân fără răspuns. Sistemul afișează atunci o prezentare mai ordonată a aceleiași incertitudini. Raportarea pare mai profesională; datele de bază nu au devenit mai sigure. Aceasta este capcana: achiziționarea unui instrument înainte de a fi clar ce anume trebuie să ordoneze acel instrument.
De obicei este vorba despre trei lucruri care au crescut separat unele de altele. Nu există o imagine actualizată a datelor de care o organizație are nevoie — acea imagine a fost creată cândva pentru un vechi standard de raportare și nu a mai fost actualizată. Nu există un traseu documentat de la sursă la cifra raportată, astfel încât nimeni nu poate spune cu certitudine dacă o cifră provine dintr-un sistem sau altul, sau dintr-o estimare pe care cineva a introdus-o cândva pentru că datele reale nu erau disponibile. Și nu există un proprietar pentru fiecare punct de date — persoana care furnizează cifra nu este automat cea care poate explica de unde provine sau care este calitatea acesteia.
Aceste trei lucruri nu au nimic de-a face cu foile de calcul. Ar cauza aceeași problemă în orice sistem. O foaie de calcul le face doar mai vizibile, pentru că nu există un strat care să acopere dezordinea.
Un registru de puncte de date cu trasabilitate de la sursă la raport (source-to-report lineage) consemnează de unde provine un punct de date, cine răspunde de el și ce reguli de calitate i se aplică. Acest lucru este util, și este de asemenea limitat. Registrul nu arată o judecată de fond asupra corectitudinii unei cifre — arată dacă traseul către acea cifră poate fi urmărit. Două organizații cu același registru pot totuși obține scoruri diferite la calitatea datelor, pentru că o organizație are o sursă care este ea însăși imprecisă, iar cealaltă nu. Registrul face vizibilă această diferență; nu o rezolvă.
Important de asemenea: nu fiecare punct de date are nevoie de același nivel de trasabilitate. Pentru unele cifre este suficientă o sursă simplă, bine documentată; pentru altele este necesar mai mult detaliu pentru că există mai multe etape între sursă și raport. Care puncte de date are efectiv nevoie o organizație depinde de obligația de raportare și de sector, ceea ce este cu totul altceva decât presupunerea că toate merită aceeași atenție. Câte dintre punctele de date existente au deja o sursă diferă foarte mult de la o organizație la alta — la unele acest lucru este consemnat într-o conexiune ERP, la altele se află doar în memoria unui singur angajat.
Crearea unui registru și a trasabilității nu este o chestiune de simplă activare a unui sistem. Este vorba despre a verifica, subiect cu subiect, de unde provine o cifră, cine o analizează înainte să ajungă în raport, și ce se întâmplă dacă acea persoană nu mai este disponibilă. Această muncă diferă de la un subiect la altul: pentru un subiect sursa este deja pregătită, pentru altul trebuie încă găsită sau reconstituită. Cine se întreabă cât timp necesită acest lucru per subiect găsește un răspuns mai realist în estimarea duratei per subiect decât într-o demonstrație de instrument care promite că totul se face automat.
Această abordare nu produce un raport — acesta este realizat de un alt instrument, pe baza acestor date. Ce produce însă este o structură care rămâne valabilă chiar și atunci când foaia de calcul este înlocuită, chiar și atunci când angajatul care știa totul pleacă. Ce înseamnă acest lucru în practică pentru cei care vor consulta registrul mai târziu este descris în cine consultă registrul de puncte de date atunci când cel care l-a întocmit nu mai este prezent, iar ce se schimbă odată ce trasabilitatea a fost stabilită este prezentat la consecințele trasabilității odată stabilite.
Foile de calcul nu sunt problema, dar sunt primul simptom vizibil. Cine înlocuiește foaia de calcul fără să știe întâi ce puncte de date contează de fapt, ce sursă li corespunde și cine este responsabil pentru ele, deplasează problema către un sistem mai costisitor. Ce rămâne atunci este întrebarea care precede această muncă: de care puncte de date este efectiv nevoie pentru obligația de raportare, și dacă o parte dintre acestea poate exista deja undeva în organizație fără ca nimeni să știe acest lucru, așa cum se poate citi la unde poate exista deja un punct de date.
Aceasta este o muncă pe care oamenii o fac în prezent în mare parte manual: identificarea surselor, compararea definițiilor, verificarea proprietății. O parte din această muncă de investigare poate fi structurată și accelerată cu ajutorul AI, o parte nu — această diferență este exact ce analizează scanul de muncă al FTE TO AI. Scanul de muncă calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, oferind astfel o imagine mai realistă decât presupunerea că un instrument rezolvă problema în întregime.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.