Postoji fiksan trenutak u skoro svakom razgovoru o podacima o održivosti: netko pokaže na proračunsku tablicu. Previše kartica, previše ručnog rada, previše prostora za pogreške. Zaključak se nameće sam po sebi: zamijenite proračunsku tablicu sustavom i problem je riješen. Taj zaključak je obično prerano izveden.
Proračunska tablica je površina. Prikazuje brojke, zbraja ih, povezuje ih međusobno. Ono što ne radi je objasniti odakle brojka dolazi, tko je za nju odgovoran, ili je li još u skladu s definicijom koja je utvrđena prije dvije godine. Ta pitanja nisu postavljena proračunskoj tablici — nikada nigdje nisu zapisana. Proračunska tablica dobiva krivicu za nešto što je već prije pošlo po zlu: kod prikupljanja, kod prekucavanja, kod pretpostavke da je kolega znao koji broj se misli.
Zamijenite proračunsku tablicu softverskim paketom i ta pitanja ostaju bez odgovora. Sustav tada prikazuje uredniji pregled iste nesigurnosti. Izvještaj izgleda profesionalnije; osnovni podaci nisu postali pouzdaniji. To je zamka: kupiti alat prije nego je jasno što taj alat treba urediti.
Obično se radi o tri stvari koje su nastale odvojeno jedna od druge. Ne postoji aktualan pregled koji podaci su organizaciji potrebni — taj pregled je nekada napravljen za stari standard izvještavanja i nije ažuriran. Ne postoji utvrđena linija od izvora do brojke u izvještaju, zbog čega nitko ne može sa sigurnošću reći dolazi li brojka iz jednog sustava ili drugog, ili iz procjene koju je nekada netko unio jer stvarni podaci nisu bili dostupni. I ne postoji vlasnik po podatku — osoba koja dostavlja brojku nije automatski osoba koja može objasniti odakle dolazi ili kakva je njezina kvaliteta.
Ove tri stvari nemaju nikakve veze s proračunskim tablicama. Uzrokovale bi isti problem u bilo kojem sustavu. Proračunska tablica ih samo čini vidljivijima, jer nema slojeva koji prekrivaju nered.
Registar podatkovnih točaka s lineage od izvora do izvještaja (source-to-report) zapisuje odakle podatkovna točka dolazi, tko je za nju nadležan i koja pravila kvalitete se na nju primjenjuju. To je korisno, a istovremeno je i ograničeno. Registar ne pokazuje sadržajnu ocjenu je li brojka točna — pokazuje je li put do te brojke moguće pratiti. Dvije organizacije s istim registrom mogu i dalje različito ocjenjivati kvalitetu podataka, jer jedna organizacija ima izvor koji je sam po sebi netočan, a druga nema. Registar tu razliku čini vidljivom; ne rješava je.
Također je važno: ne treba svaka podatkovna točka jednaku razinu lineagea. Za neke brojke jednostavan, dobro dokumentiran izvor je dovoljan; za druge je potrebno više detalja jer postoji više korака između izvora i izvještaja. Koje podatkovne točke su organizaciji stvarno potrebne ovisi o obvezi izvještavanja i sektoru, a to je nešto drugo od pretpostavke da sve zaslužuje jednaku pažnju. Koliko postojećih podatkovnih točaka već ima izvor razlikuje se snažno po organizaciji — u jednoj je to zapisano u ERP vezi, u drugoj je to u sjećanju jednog zaposlenika.
Uspostava registra i lineagea nije stvar uključivanja sustava. To je provjeravanje, tema po tema, gdje brojka nastaje, tko je pregledava prije nego stigne u izvještaj, i što se događa kad ta osoba ode. Taj posao razlikuje se po temi: za jednu temu izvor je već spreman, za drugu ga treba pronaći ili rekonstruirati. Onaj koji se pita koliko vremena to zahtijeva po temi, pronaći će realističniji odgovor u orijentacijskom vremenu potrebnom po temi nego u demonstraciji alata koja obećava da će sve ići automatski.
Ovaj pristup ne rezultira izvještajem — to je zadatak nekog drugog alata, s ovim podacima kao temeljom. Ono što on donosi je struktura koja ostaje čak i kad se proračunska tablica zamijeni, čak i kad zaposlenik koji je sve znao odlazi. Što to u praksi znači za onoga koji će kasnije pogledati registar, opisano je u tko konzultira registar podatkovnih točaka kad autor više nije tu, a ono što se mijenja kad je lineage jednom utvrđen, navedeno je u posljedicama jednom utvrđenog lineagea.
Proračunske tablice nisu problem, ali su prvi vidljivi simptom. Onaj koji zamijeni proračunsku tablicu bez da prethodno zna koje podatkovne točke stvarno igraju ulogu, koji izvor uz njih ide i tko je za njih nadležan, seli problem u skuplji sustav. Ono što tada ostaje je pitanje koje prethodi tom poslu: koje podatkovne točke su stvarno potrebne za obvezu izvještavanja, i postoji li dio toga možda već negdje u organizaciji bez da bilo tko to zna, kao što je opisano u gdje podatkovna točka možda već postoji.
Ovo je posao koji ljudi sada uglavnom rade ručno: traženje izvora, uspoređivanje definicija, provjeravanje vlasništva. Dio tog istraživačkog posla može se strukturirati i ubrzati uz AI, dio ne može — ta razlika je upravo ono na što gleda radna skenacija (werkscan) tvrtke FTE TO AI. Radna skenacija izračunava po zadatku koji dio posla AI može preuzeti, čime daje realniju slika nego pretpostavka da alat rješava problem u cijelosti.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.