Kennisbank

Проблемът не е в електронната таблица, а в това, което се случва преди нея","текст_placeholder":""} Позволете ми да коригирам форматa: {"titel":"Защо електронните таблици не са проблемът","meta":"Електронните таблици получават вината за ненадеждни данни за устойчивост. Причината често се крие по-дълбоко: в собствеността, източника и определението.","kop":"Проблемът не е в електронната таблица, а в това, което се случва преди нея

Има един неизменен момент в почти всеки разговор за данните за устойчивост: някой сочи към електронната таблица. Твърде много раздели, твърде много ръчна работа, твърде голяма вероятност за грешки. Заключението е очевидно: заменете електронната таблица със система и проблемът е решен. Това заключение обикновено е направено твърде рано.

Какво прави и какво не прави електронната таблица

Електронната таблица е повърхност. Тя показва числа, събира ги, свързва ги едно с друго. Това, което не прави, е да обясни откъде идва число, кой носи отговорност за него, или дали то все още съответства на определението, което е било установено преди две години. Тези въпроси не са зададени на електронната таблица — те никога не са били записани никъде. Електронната таблица получава вината за нещо, което вече се е объркало по-рано: при събирането, при препечатването, при предположението, че колега вече знае какво число се има предвид.

Заменете електронната таблица с софтуерен пакет и тези въпроси остават без отговор. Системата тогава показва по-подреден преглед на същата неопределеност. Отчетът изглежда по-професионално; данните в основата не са станали по-надеждни. Това е капанът: закупуване на инструмент преди да е ясно какво трябва да подреди този инструмент.

Какво наистина се случва

Обикновено става дума за три нещa, които са се развили отделно едно от друго. Няма актуален преглед на кои точки данни са необходими на организацията — този преглед е бил направен някога за стар отчетен стандарт и не е бил актуализиран. Няма установена линия от източника до крайното число в отчета, поради което никой не може да каже със сигурност дали число идва от една система или от друга, или от оценка, която някой някога е въвел, защото истинските данни не бяха налични. И няма собственик за всяка точка данни — лицето, което предоставя числото, не е автоматично лицето, което може да обясни откъде то идва или какво е неговото качество.

Тези три неща нямат нищо общо с електронните таблици. Те биха предизвикали същия проблем при всяка система. Електронната таблица само ги прави по-видими, защото няма слой отгоре, който да прикрие безредието.

Какво можем и какво не можем да покажем

Регистър на точки данни с проследяване от източника до отчета (source-to-report lineage) записва откъде идва точка данни, кой отговаря за нея и какви правила за качество се прилагат към нея. Това е полезно, а също и ограничено. Регистърът не показва съдържателна преценка за това дали число е правилно — той показва дали пътят до това число е проследим. Две организации с един и същ регистър все пак могат да имат различен резултат по отношение на качеството на данните, защото едната организация има източник, който сам по себе си е неточен, а другата не. Регистърът прави тази разлика видима; той не я решава.

Също важно: не всяка точка данни се нуждае от еднакво количество проследяване. За някои числа е достатъчен прост, добре документиран източник; за други е необходим повече детайл, защото има повече стъпки между източника и отчета. Кои точки данни организацията действително се нуждае, зависи от отчетното задължение и сектора, и това е нещо различно от предположението, че всичко заслужава еднакво внимание. Колко от съществуващите точки данни вече имат източник, силно варира според организацията — при едната това е записано в ERP връзка, при другата — в паметта на един служител.

Защо това отнема повече време от закупуването на инструмент

Създаването на регистър и проследяване не е въпрос на просто включване на система. То изисква проверка, тема по тема, откъде възниква число, кой го проверява преди то да достигне отчета, и какво се случва, ако това лице вече не е налично. Тази работа се различава по тема: за една тема източникът вече е готов, за друга той трябва още да бъде намерен или възстановен. Който се чуди колко време отнема това за всяка тема, ще намери по-реалистичен отговор в индикацията за продължителността по тема, отколкото в демонстрация на инструмент, която обещава, че всичко се случва автоматично.

Този подход не създава отчет — това прави друг инструмент, въз основа на тези данни. Това, което той наистина осигурява, е структура, която остава на място дори когато електронната таблица бъде заменена, дори когато служителят, който знаеше всичко, напусне. Какво означава това на практика за онзи, който по-късно ще прегледа регистъра, е описано в кой се обръща към регистъра на точки данни, когато съставителят вече не е налице, а какво се променя, щом веднъж е установено проследяването, е описано в последствията от еднократно установено проследяване.

Въпросът, който остава

Електронните таблици не са проблемът, но те са първият видим симптом. Който заменя електронната таблица без първо да знае кои точки данни наистина имат значение, какъв източник им съответства и кой отговаря за тях, премества проблема към по-скъпа система. Това, което тогава остава, е въпросът, който предхожда тази работа: кои точки данни са действително необходими за отчетното задължение, и дали част от тях вече съществуват някъде в организацията, без някой да знае това, както може да се прочете в къде вероятно вече съществува точка данни.

Това е работа, която хората в момента до голяма степен извършват ръчно: издирване на източници, сравняване на определения, проучване на собствеността. Част от тази проучвателна работа може да бъде структурирана и ускорена с изкуствен интелект, друга част — не; тази разлика е точно това, което разглежда работния скенер на FTE TO AI. Работният скенер изчислява за всяка задача каква част от работата може да бъде поета от изкуствен интелект, и по този начин дава по-реалистична картина, отколкото предположението, че инструмент решава целия проблем.