Ένα αρχείο καταγραφής λέει ότι κάτι συνέβη: ένα αρχείο ανοίχτηκε, ένα κελί τροποποιήθηκε, μια εξαγωγή δημιουργήθηκε. Αυτό είναι χρήσιμο, αλλά δεν απαντά στο ερώτημα που μετράει τη στιγμή που κάποιος αμφισβητήσει ένα νούμερο στην έκθεση βιωσιμότητας: πώς προέκυψε ακριβώς αυτό το νούμερο από την πηγή, και ισχύει ακόμα εκείνη η διαδρομή.
Ένα αρχείο καταγραφής συστήματος καταγράφει ενέργειες. Ένα audit trail για ένα σημείο δεδομένων τεκμηριώνει ένα αποτέλεσμα. Δεν πρόκειται για το ποιος πάτησε ποιο κουμπί σε ποια στιγμή, αλλά για το ποιες επεξεργασίες μετέτρεψαν μια ακατέργαστη τιμή στο νούμερο που βρίσκεται τώρα στην έκθεση. Χωρίς αυτή την τεκμηρίωση, κάθε νούμερο είναι ένας ισχυρισμός που κανείς δεν μπορεί να τεκμηριώσει γρήγορα, ούτε καν το άτομο που το παρείχε.
Μεταξύ της πηγής και της αναφοράς συνήθως δεν υπάρχει ευθεία γραμμή αλλά μια σειρά επεξεργασιών, και κάθε επεξεργασία είναι ένα σημείο όπου κάτι μπορεί να μετατοπιστεί χωρίς να το προσέξει κανείς. Σκεφτείτε τη μετατροπή μονάδων, τη συνάθροιση τοποθεσιών σε επίπεδο ομίλου, τη διόρθωση μιας ακραίας τιμής, την εφαρμογή ενός συντελεστή εκπομπών. Ποιες ακριβώς είναι αυτές οι επεξεργασίες διαφέρει ανά σημείο δεδομένων και περιγράφεται στο ποιες επεξεργασίες μεσολαβούν μεταξύ πηγής και αναφοράς. Όποιος δεν καταγράφει αυτά τα βήματα, βλέπει μόνο το σημείο εκκίνησης και το σημείο κατάληξης, και σε περίπτωση ερωτήματος για το νούμερο πρέπει να ανασυγκροτήσει ολόκληρη τη διαδρομή εκ νέου, συχνά βασιζόμενος στη μνήμη κάποιου.
Δύο επεξεργασίες αξίζουν ιδιαίτερη προσοχή, καθώς οδηγούν συχνότερα σε αποκλίσεις. Η συνάθροιση αθροίζει τιμές από διαφορετικές πηγές σε ένα σύνολο, και σε κάθε άθροιση πρέπει να είναι σαφές ποια στοιχεία συμπεριλήφθηκαν και ποια όχι. Πώς μοιάζει αυτή η τεκμηρίωση όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο, περιγράφεται στο πώς τεκμηριώνετε τη συνάθροιση όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Η κανονικοποίηση μετατρέπει τιμές σε κοινή μονάδα ή περίοδο, και ένα μικρό σφάλμα σε αυτή τη μετατροπή διαχέεται σε κάθε νούμερο που βασίζεται σε αυτήν στη συνέχεια. Η τεκμηρίωση αυτής της διαδικασίας βρίσκεται στο πώς τεκμηριώνετε την κανονικοποίηση όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Και οι δύο επεξεργασίες είναι διακριτικές σε ένα υπολογιστικό φύλλο και απαραίτητες στην τεκμηρίωση.
Πολλά δεδομένα βιωσιμότητας δεν ξεκινούν σε ένα σύστημα με σταθερά πεδία και σταθερούς κανόνες, αλλά σε ένα υπολογιστικό φύλλο που κάποιος έχει δομήσει κατά τη δική του κρίση. Ένας τύπος μπορεί να έχει αντικατασταθεί, μια στήλη μπορεί να έχει μετακινηθεί, ένα ενδιάμεσο βήμα μπορεί να υπήρχε μόνο στο μυαλό του συντάκτη. Τι σημαίνει η αντιστοίχιση πηγής-προς-αναφορά όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο, αναλύεται στο τι είναι η αντιστοίχιση πηγής-προς-αναφορά όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Ο πυρήνας είναι ότι η αντιστοίχιση δεν πρέπει να εξαρτάται από την τύχη ενός κελιού ή φύλλου εργασίας, αλλά πρέπει να καταγράφεται ξεχωριστά και με επαναληψιμότητα, ανεξάρτητα από το ίδιο το αρχείο υπολογιστικού φύλλου.
Χωρίς καταγεγραμμένα βήματα, η διαδρομή από την πηγή στην αναφορά υπάρχει μόνο όσο υπάρχουν οι άνθρωποι που τη διήνυσαν και τη θυμούνται ακόμα. Αν αλλάξει κάτι στη διαδικασία, έρθει νέος συνάδελφος, ή τεθεί ένα ερώτημα μετά το τέλος του έτους αναφοράς, η μόνη επιλογή είναι η εκ νέου διερεύνηση. Αυτό δεν είναι audit trail αλλά αυτοσχεδιασμός εκ των υστέρων. Ένα εργαλείο δεν μπορεί να λύσει αυτό το πρόβλημα αν η υποκείμενη διαδικασία δεν έχει καταγραφεί· τότε παράγει απλώς ένα πιο τακτοποιημένο αρχείο καταγραφής μιας ανασύστασης που είναι εξίσου αβέβαιη όπως πριν.
Η τεκμηρίωση προέλευσης και επεξεργασιών δεν χρειάζεται να περιμένει το λογισμικό. Πώς χτίζετε lineage χωρίς εργαλείο, με τα μέσα που υπάρχουν ήδη, περιγράφεται στο πώς δημιουργείτε lineage χωρίς εργαλείο. Για υπολογιστικά φύλλα ως πηγή ισχύουν οι ίδιες αρχές όπως για το audit trail γενικά: η τεκμηρίωση αφορά τα ίδια βήματα, εφαρμοσμένα σε μια πηγή χωρίς σταθερή δομή, όπως αναλύεται στο γιατί ένα audit trail είναι κάτι περισσότερο από αρχείο καταγραφής όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Όποιος έχει κάνει αυτή την τεκμηρίωση μία φορά για ένα σημείο δεδομένων, μπορεί να την επαναλάβει για το επόμενο, και έτσι χτίζει ένα μητρώο που δεν εξαρτάται από ένα εργαλείο αλλά από μια διαδικασία.
Μόλις καταγραφεί ποια βήματα διήνυσε ένα νούμερο και ποιος εκτελεί ποια επεξεργασία, προκύπτει ένα διαφορετικό είδος ερωτήματος: ποιο μέρος αυτής της εργασίας είναι αρκετά επαναλαμβανόμενο για να αυτοματοποιηθεί. Η συνάθροιση σύμφωνα με σταθερό κανόνα, η κανονικοποίηση τιμών σε σταθερή μονάδα, ο έλεγχος μιας επεξεργασίας έναντι καταγεγραμμένου κανόνα ποιότητας, είναι εργασίες που μπορούν να αξιολογηθούν ως προς τη δυνατότητα αυτοματοποίησης μόνο όταν υπάρχουν ως ξεχωριστά βήματα. Η werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναλάβει η AI, και για αυτό χρειάζεται ακριβώς αυτό το επίπεδο εργασιών που παράγει ένα audit trail.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.