Kennisbank

Aké dátové body skutočne potrebujete pri viacerých obchodných jednotkách

Pri viacerých obchodných jednotkách často vzniká otázka, na ktorú nikto nevie presne odpovedať: aké dátové body sú vlastne potrebné a ktoré sa zbierajú len preto, že sa vyžadovali už minulý rok. Bez registra zoznam otázok rastie spolu so strachom niečo vynechať. S registrom sa ukáže, čo každá jednotka skutočne dodáva, odkiaľ to pochádza a či je odpoveď na otázku ten istý dátový bod ako pri jednotke vedľa.

Čo register dátových bodov zaznamenáva

Register dátových bodov nie je reportovacia šablóna ani dotazník. Je to zoznam dátových bodov, kde je pri každom bode uvedená: definícia, jednotka, zdroj, vlastník a pravidlo kvality, ktoré musí splniť. Pre organizáciu s viacerými obchodnými jednotkami to znamená, že každý dátový bod je vysledovateľný ku konkrétnemu miestu v konkrétnom systéme, u konkrétnej zodpovednej osoby. Nie „emisie scope 2 podľa jednotky“, ale „spotreba kWh z faktúry X, zadaná osobou Y, vysledovateľná do Z“.

Otázku, aké dátové body sú skutočne potrebné, nemožno zodpovedať naraz. Vyplýva z kombinácie toho, čo už existuje. Prehľad toho, kde už dátový bod existuje pri viacerých obchodných jednotkách ukazuje, akú časť otázky už zodpovedajú existujúce systémy a aká časť ešte leží voľne v tabuľkách alebo sa nezaznamenáva nikde. Až keď je tento obraz jasný, je zrejmé, aké dátové body je skutočne potrebné vyžadovať a ktoré sa stali nadbytočnými.

Ako sa register vytvára

Zostavovanie registra nezačína pri systéme, ale pri zozname otázok: aké dátové body sa teraz používajú, kto ich používa a na základe akého zdroja. Je to organizačné cvičenie, nie technické. Postupný prístup k vytváraniu registra dátových bodov pri viacerých obchodných jednotkách popisuje, ako táto inventarizácia zvyčajne prebieha: po jednotkách, po dátových bodoch, so zdrojom a vlastníkom pri každom.

Pri tejto inventarizácii sa objavujú dva opakujúce sa problémy. Prvým je dátový bod bez jasného zdroja: číslo, ktoré sa už roky odovzdáva, ale nikto už nevie určiť, odkiaľ pochádza. Prístup k dátovému bodu bez preukázateľného zdroja pri viacerých obchodných jednotkách sa venuje tomu, čo v takom prípade robiť: dátový bod jednoducho neprevziať, ale najprv zrekonštruovať zdroj alebo dátový bod označiť za nespoľahlivý, kým to nebude možné.

Druhým problémom je duplicitný dátový bod: dve obchodné jednotky, ktoré pod inými názvami a v iných jednotkách dodávajú v skutočnosti ten istý údaj. Spôsob, ako rozpoznať duplicitný dátový bod pri viacerých obchodných jednotkách pomáha to zviditeľniť, aby register nezaznamenával tú istú realitu dvakrát pod dvoma rôznymi označeniami.

Kedy je dátový bod správny

Dátový bod v registri je úplný až vtedy, keď sú isté štyri veci: definícia je jednoznačná, zdroj je preukázateľný, vlastník je známy a existuje pravidlo kvality, ktoré určuje, kedy sa hodnota považuje za platnú. Ak chýba jedna z týchto štyroch vecí, dátový bod ešte nie je hotový, bez ohľadu na to, koľkokrát už bol dodaný.

To platí rovnako pre otázku, či je register ako celok hotový. Register nie je úplný preto, že v ňom je dlhý zoznam dátových bodov, ale preto, že každý dátový bod na tomto zozname je vysledovateľný a každá jednotka vie, aká časť zoznamu sa na ňu vzťahuje. Test na to, kedy je register hotový pri viacerých obchodných jednotkách popisuje túto hranicu: nie úplnosť podľa počtu, ale úplnosť podľa vysledovateľnosti.

Použiteľným indikátorom pri tom je jednoducho koľko z dátových bodov už má zdroj. Meranie toho, koľko z vašich dátových bodov má zdroj poskytuje prvý obraz o tom, ako ďaleko je organizácia skutočne, nezávisle od toho, ako vyzerá tohtoročná správa alebo dotazník.

Nástraha predčasného nástroja

Je lákavé najprv nadobudnúť softvér, ktorý dátové body zbiera, validuje a reportuje. Toto poradie pôsobí protichodne, keď podkladový proces ešte nie je zorganizovaný: nástroj nad neusporiadaným zberom dát vytvára úhľadnejšie správy o číslach, ktoré sú stále nevysledovateľné. Register — kto čo dodáva, z akého zdroja, podľa akého pravidla — by mal existovať najprv. Až potom má nástroj niečo spoľahlivé, na čom môže fungovať.

Ďalšia otázka: čo možno automatizovať

Hneď ako register existuje a pri každom dátovom bode je jasné, kto ho dodáva, z akého zdroja a podľa akého pravidla, stáva sa relevantnou iná otázka: aká časť procesu dodávania ešte vyžaduje ľudskú prácu a aká časť je natoľko opakovateľná, že ju možno prenechať systému. Pracovný sken od FTE TO AI vypočíta pre každú úlohu, akú časť práce je možné prevziať pomocou AI, a na základe registra môže pri každom dátovom bode ukázať, kde manuálne zadávanie, kontrola alebo predávanie ustupujú automatizovanému kroku.