Kennisbank

Какви данни точно ви трябват при множество бизнес звена

При множество бизнес звена често се появява въпрос, на който никой не може да отговори точно: какви данни са всъщност необходими, и кои се събират само защото са били поискани и миналата година. Без регистър списъкът с въпроси расте заедно със страха да не се пропусне нещо. С регистър става видимо какво всяко звено действително предоставя, откъде идва то и дали отговорът на въпроса е същият показател като при съседното звено.

Какво фиксира регистърът на данните

Регистърът на данните не е шаблон за отчитане и не е въпросник. Той е списък от показатели, за всеки от които е посочено: определението, единицата, източникът, собственикът и правилото за качество, на което трябва да отговаря. За организация с множество бизнес звена това означава, че всеки показател може да се проследи до конкретно място в конкретна система, при конкретно отговорно лице. Не 'емисии от обхват 2 на звено', а 'потребление в kWh от фактура X, въведено от Y, проследимо до Z'.

Въпросът кои показатели са наистина необходими не може да се отговори наведнъж. Той следва от комбинирането на онова, което вече съществува. Общ преглед на къде показател вече съществува при множество бизнес звена показва коя част от въпроса вече се отговаря от съществуващи системи и коя част все още се намира разпръсната в таблици или никъде не е фиксирана. Само когато тази картина е налице, става ясно кои показатели действително трябва да се изискват и кои са станали излишни.

Как се изгражда регистъра

Изграждането на регистър не започва със система, а със списък от въпроси: кои показатели се използват сега, от кого, и на базата на какъв източник. Това е организационно упражнение, не техническо. Стъпка по стъпка подход за изграждане на регистър на данните при множество бизнес звена описва как обикновено протича тази инвентаризация: по звено, по показател, заедно с източника и собственика.

При тази инвентаризация възникват два повтарящи се проблема. Първият е показателят без ясен източник: число, което се предава от години, но за което никой вече не може да посочи откъде идва. Подход за показател без установим източник при множество бизнес звена разглежда какво следва да се направи в такъв случай: показателят не се приема просто така, а първо се възстановява източникът или показателят се маркира като недостоверен, докато това не се направи.

Вторият проблем е дублиращият се показател: две бизнес звена, които, с различни имена и различни единици, предоставят едно и също базово данни. Начин за разпознаване на дублиращ се показател при множество бизнес звена помага това да стане видимо, така че регистърът да не фиксира два пъти една и съща реалност под два различни етикета.

Кога показател е коректен

Показател в регистъра е завършен само когато четири неща са установени: определението е еднозначно, източникът е установим, собственикът е известен и има правило за качество, което определя кога стойност се смята за валидна. Ако липсва едно от тези четири, показателят все още не е готов, колкото пъти да е бил вече предоставян.

Това важи в еднаква степен и за въпроса дали регистърът като цяло е завършен. Регистър не е завършен, защото в него има дълъг списък от показатели, а защото всеки показател в този списък е проследим и всяко звено знае коя част от списъка се отнася за него. Проверка за кога регистър е завършен при множество бизнес звена описва тази граница: не пълнота по брой, а пълнота по проследимост.

Полезен индикатор в тази връзка е просто колко от показателите вече имат източник. Измерване на колко от вашите показатели имат източник дава първоначална представа доколко организацията действително е напреднала, независимо от това как изглежда отчетът или въпросникът тази година.

Капанът на предварително избран инструмент

Привлекателно е първо да се закупи софтуер, който събира, валидира и отчита показатели. Този ред на действие обаче се обръща срещу вас, когато основният процес все още не е организиран: инструмент над неорганизирано събиране на данни произвежда по-подредени отчети за числа, които все още не са проследими. Регистърът — кой предоставя какво, от какъв източник, по какво правило — трябва да е налице първо. Само тогава инструментът има нещо надеждно, на което да работи.

Следващият въпрос: какво може да се автоматизира

Веднага след като регистърът е готов и за всеки показател е ясно кой го предоставя, от какъв източник и по какво правило, става релевантен друг въпрос: коя част от този процес на предоставяне все още изисква човешка работа, и коя част е достатъчно повтаряема, за да се предостави на система. Работният анализ на FTE TO AI изчислява за всяка задача коя част от работата може да се поеме от AI, и въз основа на регистъра, показател по показател, може да посочи къде ръчното въвеждане, проверката или предаването отстъпва място на автоматизирана стъпка.