Kennisbank

Når ingen er ejer i en koncern med flere enheder

En koncern med flere enheder har ofte flere versioner af det samme datapunkt. Det ene datterselskab måler scope 2-emissioner via energileverandøren, det andet via et facility management-selskab, et tredje leverer et skøn fra et regneark, som ingen længere kan spore til kilden. På koncernniveau samles dette i ét tal, men spørgsmålet om, hvem der ejer det tal, forbliver ofte ubesvaret. Ikke fordi ingen vil tage sig af det, men fordi koncernstrukturen splitter ejerskabet op mellem enheder, som hver har deres eget system, definitioner og ansvarlige.

Hvorfor dette er typisk for koncerner med flere enheder

Inden for én virksomhed er ejerskab som regel et spørgsmål om at koble et navn til en opgave. I en koncern med flere enheder er spørgsmålet først: på hvilket niveau ligger ejerskabet? Ligger ansvaret for et datapunkt hos den enhed, der udfører den underliggende måling, eller hos koncernfunktionen, der konsoliderer tallet? Begge svar kan forsvares, og det er netop problemet. Uden et eksplicit valg opstår der en gråzone, hvor enheden tror, at koncernen er ansvarlig for korrektheden, og koncernen tror, at enheden står inde for korrektheden af kildemålingen. Hvad De forstår ved definition og afgrænsning her, afhænger af hvem der ejer definitionen af et datapunkt på koncernniveau versus lokalt niveau — et spørgsmål, der er separat fra, men går forud for, spørgsmålet om, hvem der forvalter processen derunder.

Hvad der går galt uden en ejer

Hvis ingen er ejer, sker der ikke straks noget synligt. Tallet kommer bare ind, et sted fra, og bliver taget med i konsolideringen. Problemet viser sig først, når noget skal ændres: en definition skærpes, en revision beder om dokumentation, eller årets tal afviger kraftigt fra sidste år. Da viser det sig, at ingen kan forklare, hvor tallet kommer fra, hvilke antagelser der ligger i det, eller hvem der må godkende justeringen. Ved en enkelt enhed er det ærgerligt. I en koncern med flere enheder bliver det en søgen gennem afdelinger, der alle tror, at en anden kan besvare spørgsmålet.

Dette hænger direkte sammen med hvem der ejer processen under et datapunkt: ikke kun hvem der leverer tallet, men hvem der er ansvarlig for de trin, der fører dertil — målingen, omregningen, indtastningen i systemet. I en koncern med flere enheder kan disse trin ligge hos forskellige parter, og uden en fastlagt ejer for hvert trin kan det ikke spores, hvor en afvigelse er opstået.

Tildeling af ejerskab uden at forcere det

Løsningen er ikke at udpege en ejer for hvert datapunkt, som tilfældigvis er tilgængelig. Det flytter blot problemet. En ejer skal være en person, der reelt har indflydelse på kilden til tallet: den, der udfører målingen, forvalter systemet, eller kontrollerer indberetningen. I koncerner med flere enheder betyder dette ofte en flerlaget tildeling — en lokal ejer for kildemålingen og en koncernejer for den konsolideringslogik, der samler de enkelte målinger til ét tal.

Disse to roller kan ikke ombyttes. Den lokale ejer kan bekræfte, at målingen hos enheden er korrekt, men ikke at sammenlægningen på koncernniveau er udført korrekt, med de rette omregningsfaktorer og uden dobbelttælling. Koncernejeren kan forvalte konsolideringen, men kan ikke garantere, at hver underliggende måling er valid. Begge roller skal udfyldes for at kunne vide, hvor en afvigelse kommer fra, når revisionen spørger om det på koncernniveau — et spørgsmål, der i sidste ende lander hos hvem der ejer kontrollen af et datapunkt: hvem der tegner for korrektheden, og på baggrund af hvilke underliggende bekræftelser.

At nedskrive det, der ofte kun findes mundtligt

I mange koncerner med flere enheder findes ejerskabet nok, men kun i hovedet på mennesker, der har siddet på deres plads i årevis. Alle ved nogenlunde, hvem der gør hvad, indtil den person holder ferie, skifter funktion, eller spørgsmålet er lige en tand mere specifikt end det uformelle billede dækker. Et datapunktregister, der for hvert datapunkt fastlægger, hvem der forvalter kilden, hvem der udfører konsolideringen, og hvem der tegner for korrektheden, gør dette uafhængigt af, hvem der tilfældigvis er tilgængelig den uge. Det register behøver ikke være større end koncernen selv; det skal blot findes, før spørgsmålet bliver akut.

Broen til selve arbejdet

At fastlægge ejerskab er ét skridt; det er også et godt tidspunkt til at se på, hvor meget af det arbejde, der ender hos den ejer, der reelt kræver vurdering, og hvor meget der handler om at overføre tal fra ét system til et andet. Arbejdsscanen fra FTE TO AI beregner for hver opgave, hvor stor en del af det arbejde der kan overtages af AI, så en ejer i en koncern med flere enheder bruger sin tid på de spørgsmål, der reelt kræver vurdering, i stedet for på manuelt at samle regneark fra forskellige datterselskaber.