Kennisbank

Když nikdo není vlastníkem ve skupině s více entitami

Skupina s více entitami má často více verzí téhož datového bodu. Jedna dceřiná společnost měří emise scope 2 přes dodavatele energie, druhá přes facility společnost, třetí dodává odhad z excelové tabulky, kterou už nikdo nedokáže dohledat ke zdroji. Na úrovni skupiny se to sečte do jednoho čísla, ale otázka, kdo toto číslo vlastní, zůstává často nezodpovězena. Ne proto, že by to nikdo nechtěl řešit, ale protože struktura skupiny rozděluje vlastnictví mezi entity, které mají každá své vlastní systémy, definice a odpovědné osoby.

Proč je to typické pro skupiny s více entitami

V rámci jedné společnosti je vlastnictví většinou otázkou spojení jména s úkolem. Ve skupině s více entitami je nejprve otázka: na jaké úrovni vlastnictví leží? Náleží odpovědnost za datový bod entitě, která provádí podkladové měření, nebo skupinové funkci, která číslo konsoliduje? Obě odpovědi jsou obhajitelné, a to je právě ten problém. Bez explicitní volby vzniká šedá zóna, ve které si entita myslí, že za správnost odpovídá skupina, a skupina si myslí, že za správnost zdrojového měření odpovídá entita. Co si pod tím rozumíte ohledně definice a rozsahu, závisí na tom, kdo vlastní definici datového bodu na úrovni skupiny versus na místní úrovni — otázka, která stojí odděleně od otázky, kdo řídí proces pod tím, ale přesto jí předchází.

Co se pokazí bez vlastníka

Pokud nikdo není vlastníkem, nestane se hned nic viditelného. Číslo prostě dorazí, odněkud, a je zahrnuto do konsolidace. Problém se ukáže až tehdy, když se má něco změnit: definice se zpřesní, kontrola žádá o podklady, nebo se letošní číslo výrazně liší od loňského. Pak se ukáže, že nikdo nedokáže vysvětlit, odkud číslo pochází, jaké předpoklady v něm jsou obsaženy nebo kdo může úpravu schválit. U jediné entity je to nepříjemné. U skupiny s více entitami se z toho stává pátrání mezi odděleními, z nichž si každé myslí, že na otázku umí odpovědět někdo jiný.

Toto se přímo dotýká otázky, kdo vlastní proces pod datovým bodem: nejen kdo dodává číslo, ale kdo je odpovědný za kroky, které k němu vedou — měření, převod, zadání do systému. Ve skupině s více entitami mohou tyto kroky náležet různým stranám, a bez zaznamenaného vlastníka pro každý krok nelze zjistit, kde odchylka vznikla.

Přidělení vlastnictví bez vynucování

Řešením není určit pro každý datový bod vlastníka, který je náhodou k dispozici. To problém pouze přesune. Vlastníkem by měl být někdo, kdo má skutečný vliv na zdroj čísla: ten, kdo provádí měření, správce systému nebo osoba kontrolující dodání dat. U skupin s více entitami to často znamená vrstvené přidělení — místní vlastník pro zdrojové měření a skupinový vlastník pro konsolidační logiku, která jednotlivá měření spojuje do jednoho čísla.

Tyto dvě role nejsou zaměnitelné. Místní vlastník může potvrdit, že měření u entity je správné, ale ne že sečtení na úrovni skupiny bylo provedeno správně, se správnými přepočtovými faktory a bez dvojího započítání. Skupinový vlastník může řídit konsolidaci, ale nemůže zaručit, že každé podkladové měření je platné. Naplnění obou rolí je nutné k tomu, aby bylo možné zjistit, odkud odchylka pochází, pokud se na to kontrola na úrovni skupiny zeptá — otázka, která nakonec vede k tomu, kdo vlastní kontrolu nad datovým bodem: kdo se podepisuje za správnost a na základě jakých podkladových potvrzení.

Zaznamenání toho, co často existuje jen ústně

Ve mnoha skupinách s více entitami vlastnictví existuje, ale pouze v hlavách lidí, kteří jsou na svém místě už léta. Každý zhruba ví, kdo je za co zodpovědný, dokud tato osoba není na dovolené, nezmění funkci nebo se otázka neukáže o něco specifičtější, než pokrývá neformální představa. Registr datových bodů, který u každého datového bodu zaznamenává, kdo správuje zdroj, kdo provádí konsolidaci a kdo se podepisuje za správnost, dělá toto nezávislým na tom, kdo je ten daný týden náhodou dostupný. Tento registr nemusí být větší než skupina sama; musí pouze existovat dříve, než se otázka stane naléhavou.

Přemostění k samotné práci

Stanovení vlastnictví je jeden krok; je to také dobrá příležitost podívat se, jak velká část práce, která u tohoto vlastníka skončí, skutečně vyžaduje posouzení, a jak velká část se redukuje na přepisování čísel z jednoho systému do druhého. Skenování práce od FTE TO AI vypočítá u každého úkolu, jakou část této práce lze převést na AI, aby vlastník ve skupině s více entitami věnoval svůj čas otázkám, které skutečně vyžadují posouzení, a ne ručnímu slučování excelových tabulek z různých dceřiných společností.