Skaičiuoklė atrodo kaip paprastas šaltinis. Langelis su skaičiumi, kortelė su pavadinimu, eksportas iš kitos sistemos, kuris buvo įklijuotas. Bet tarp to langelio ir skaičiaus, kuris galiausiai atsiduria ataskaitoje, yra eilė operacijų, kurios dažniausiai niekur nėra užfiksuotos. Source-to-report susiejimas – tai tos eilės kartografavimas: kiekvieno žingsnio, per kurį skaičius pereina nuo momento, kai jis patenka į skaičiuoklę, iki momento, kai jis atsiduria ataskaitos eilutėje.
Sistemoje su fiksuotais laukais ir fiksuota struktūra dažnai vis dar galima nustatyti, iš kur kilo koks laukas. Skaičiuoklė tokios struktūros savaime neturi. Kažkas prideda tarpinę kortelę, kad agreguotų duomenis. Kažkas kitas nukopijuoja stulpelį į kitą failą, kad atliktų perskaičiavimą. Trečias asmuo įklijuoja rezultatą kaip reikšmę į ataskaitos lapą, ir tuo pačiu formulė, o kartu su ja ir pėdsakas, dingsta. Nė vienas iš šių veiksmų nėra klaidingas tuo metu, kai jis atliekamas. Problema kyla po metų, kai kam nors reikia paaiškinti, iš kur kilo skaičius, o atsakymo jau nebeįmanoma atkurti.
Source-to-report susiejimas, kai šaltinis yra skaičiuoklė, susideda iš kelių atpažįstamų žingsnių, kuriems kiekvienam reikia atskiro dėmesio.
Pirmasis žingsnis – neapdorotų duomenų kilmė: kuris failas, kuri kortelė, kuris langelis ar langelių sritis, ir kas tuos duomenis įveda ar pateikia. Be šio atskaitos taško nėra šaltinio, į kurį būtų galima nurodyti.
Antrasis žingsnis – kokios operacijos yra tarp šaltinio ir ataskaitos, kai šaltinis yra skaičiuoklė. Tai gali būti vienetų perskaičiavimas, filtrai, kurie atmeta tam tikras eilutes, formulės, kurios susumuoja ar perskaičiuoja reikšmes. Kiekviena operacija pakeičia skaičių, ir kiekviena operacija, kuri nėra užfiksuota, yra žingsnis, kurio vėliau nebeįmanoma patikrinti.
Trečiasis žingsnis – agregavimas: kelios eilutės, kortelės ar failai, kurie sujungiami į vieną skaičių. Skaičiuoklėje tai dažnai vyksta rankiniu būdu, paspaudžiant sumos funkciją per sritį, kurią kažkas pats apibrėžė. Kaip ta sritis buvo pasirinkta ir kas joje yra, lemia skaičių lygiai tiek pat, kiek ir pagrindiniai duomenys. Būtent todėl reikia užfiksuoti, kaip fiksuoti agregavimą, kai šaltinis yra skaičiuoklė: ne kaip formalumą, o todėl, kad pats agregavimo žingsnis yra klaidų šaltinis, kurio niekas kitas nemato.
Ketvirtasis žingsnis – normalizavimas: skirtingi vienetai, skirtingi ataskaitiniai laikotarpiai ar skirtingos vietos, kurios pritaikomos prie bendro pagrindo, kad taptų palyginamos. Ir čia pasirinktas perskaičiavimo koeficientas ar etaloninė reikšmė nulemia rezultatą, ir tas pasirinkimas turi būti atsekamas. Kaip tai veikia, aprašyta kaip fiksuoti normalizavimą, kai šaltinis yra skaičiuoklė.
Paskutinis žingsnis – vieta, kurioje skaičius nusėda: ataskaitos eilutė, rodiklis, metų suma. Ir šis perėjimas turi turėti pėdsaką, ne tik nuorodą į pirminį dokumentą.
Gali kilti pagunda manyti, kad sąrašo, kas ką pakeitė, pakanka. Tai yra žurnalas, o žurnalas registruoja pakeitimus, neparodydamas už jų slypinčios logikos. Audito pėdsakas, kuris turi prasmę, parodo ne tik tai, kad langelis buvo pakeistas, bet ir kodėl, remiantis kokia taisykle ir su kokiu rezultatu, kurį galima atsekti iki pirminio šaltinio. Šis skirtumas plačiau aptariamas paaiškinime apie kodėl audito pėdsakas yra daugiau nei žurnalas, kai šaltinis yra skaičiuoklė.
Dauguma organizacijų, kurios dirba su skaičiuoklėmis, neturi sistemos, kuri automatiškai sektų duomenų kilmę (lineage). Tai nereiškia, kad susiejimas neįmanomas, tai reiškia, kad jis turi būti atliekamas rankiniu būdu, su drausme, o ne su programine įranga. Kokie žingsniai tam reikalingi ir kaip skaičiuoklėmis paremtas procesas vis tiek gali tapti atsekamas, aprašyta kaip sukurti duomenų kilmės sekimą (lineage) be įrankio, kai šaltinis yra skaičiuoklė. Su tuo susijęs klausimas, kuris dažnai praleidžiamas, yra kam priklauso duomens taško apibrėžimas: be paskirto apibrėžimo savininko, duomens taško reikšmė kinta kartu su tuo, kas tuo metu į jį žiūri, ir tuomet net ir gražiausias susiejimas turi mažai vertės.
Įrankis, kuris padaro ataskaitas gražesnes, nepakeičia į jas patenkančių skaičių patikimumo. Jei kelias nuo langelio iki ataskaitos nėra užfiksuotas, įrankis tiesiog gamina tvarkingesnes ataskaitas apie tuos pačius neaiškius skaičius. Todėl šaltinio ir ataskaitos susiejimas nėra žingsnis, kuris ateina po įrankio, o žingsnis, kuris jam turi eiti pirma.
Kai žingsniai tarp šaltinio ir ataskaitos yra aprašyti, tampa aišku ir tai, kurie iš tų žingsnių yra žmogaus darbas, o kurie vyksta pagal fiksuotą, pakartojamą operaciją. Šis skirtumas yra pagrindas FTE TO AI darbo analizei (werkscan), kuri kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią dalį darbo gali perimti AI, remiantis tuo, kas jau yra užfiksuota apie operaciją, taisykles ir duomenų kilmę.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.