Kennisbank

Mit tegyen egy forrás nélküli adatponttal

Valahol a folyamatban ott áll egy szám, amelyet már senki sem tud megmagyarázni. Egy telephely scope 2 fogyasztása, egy leányvállalat fte-létszáma, az egy termelési sorra jutó hulladék mennyisége. A szám ott szerepel a tavalyi jelentésben, de senki sem tudja már, melyik rendszerből származott, ki vitte be, vagy hogy összesítés vagy becslés eredménye-e. Ez nem kivétel. Ez egyike a leggyakoribb megállapításoknak, amint egy szervezet első alkalommal szisztematikusan átnézi a fenntarthatósági adatait.

A kérdés nem retorikai. Egy forrás nélküli adatpont nem eleve hibás, de bizonyítatlan. Egy bizonyítatlan adat, amely bekerül egy jelentésbe, olyan kockázat, amely csak akkor mutatkozik meg, amikor valaki — egy hitelesítő szolgáltató, egy felügyeleti szerv, egy saját láncbeli kötelezettségekkel rendelkező ügyfél — rákérdez.

Mit rögzít egy adatpont-nyilvántartás

Az adatpont-nyilvántartás nem jelentéskészítő eszköz és nem irányítópult. Ez egy lista: minden adatpont, amely bekerül egy fenntarthatósági jelentésbe, mögötte egy sor rögzített mezővel. Honnan származik. Ki a tulajdonosa. Milyen műveletek történtek a forrás és a jelentés között. Milyen szabály szerint értékelik a minőségét. Mikor ellenőrizték utoljára.

Ezek a mezők nélkül egy adatpont csupán egy szám, amely véletlenül valahol szerepel. Ezekkel a mezőkkel viszont olyan adattá válik, amelynek eredete rögzített, és így ismételten ellenőrizhető. Ez a különbség pontosan az, ahol a szervezetek elakadnak: a jelentés létezik, az alapul szolgáló struktúra nem.

Hogyan keletkezik egy forrás nélküli adatpont

Általában létezett forrás. Valaki egyszer kihúzott egy számot egy ERP-rendszerből, betette egy táblázatba, majd egy kolléga egy évvel később átvette anélkül, hogy az eredetét is átmásolta volna. Vagy a szám egy számítás eredménye — egy átlagon alapuló becslés, egy liter-kilogramm CO2 átváltás — amelynek a számítási szabálya nincs leírva. Pontosan ez az útvonal, milyen műveletek történnek forrás és jelentés között, az, ahol a legtöbb információ elveszik. Egy szám, amelyet háromszor módosítottak, mire elérte a jelentést, háromszor kapott esélyt arra, hogy elveszítse az eredetét.

Több telephellyel vagy üzleti egységgel rendelkező szervezeteknél ehhez egy második ok is társul: ugyanaz az adatpont több helyen is létezik, kissé eltérő formában, és senki sem határozta meg soha, melyik verzió az eredeti forrásadat. Ez más kérdés, mint a hiányzó forrás, de a kettő összefügg: ha azt szeretné megtudni, hol létezik már egy adatpont több üzleti egységnél, gyakran pontosan ugyanabba a vakfoltba ütközik.

Mit tegyen az adatponttal

Egy forrás nélküli adatpont a nyilvántartásban egy státuszt kap: nem megerősített. Nem törlik, és nem fogadják el hallgatólagosan helyesnek, hanem megjelölik. Ettől a ponttól választani kell, és ez a választás attól függ, mi forog kockán. Ha egy adatpontot egy lényegességi elemzésben kisnek értékeltek, a forrás egy későbbi időpontban is felkutatható lehet anélkül, hogy a jelentés erre várna. Ha egy adatpontnak hitelesítésen kell átmennie, a forrás feltétel, nem pedig kényelmi szempont.

A keresés maga egy állandó útvonalat követ: vissza a forrásdokumentumhoz vagy forrásrendszerhez, minden feldolgozási lépésen keresztül, egészen a tulajdonosig, aki megerősítheti, hogy a szám helyes. Ez pontosan az, amit a source-to-report mapping jelent: nem a szám ellenőrzése, hanem az odáig vezető út rekonstrukciója. Néha kiderül, hogy az út már nem rekonstruálható. Ekkor nem az a következtetés, hogy a szám hibás, hanem hogy nem bizonyítható — és ez egy másik, a jelentés szempontjából ugyanolyan fontos eredmény.

Mikor van kész a nyilvántartás

Egy nyilvántartás nem attól kész, hogy minden adatpontnak van forrása. Attól kész, hogy minden adatpontnak van egy megkérdezhető tulajdonosa, egy minőségi szabály, amelyhez mérik, és egy rögzített feldolgozási előzmény, amely újra végigjárható anélkül, hogy valakinek fejben kellene tudnia. Az, hogy pontosan mi tartozik ide, és mikor lehet leállni a további részletek keresésével, ki van fejtve a mikor kész egy nyilvántartás oldalon. A legtöbb szervezet számára a válasz kellemetlenül konkrét: akkor kész, amikor egy új kolléga segítség nélkül képes rekonstruálni a jelentést.

Egy forrás nélküli adatpont felkutatása és helyreállítása olyan munka, amely lépésekre bontható: forrásdokumentumok átkutatása, feldolgozási lépések visszakövetése, tulajdonosok megkeresése, válaszok rögzítése. Ennek a munkának egy része — a rendszerek átkutatása egy hiányzó szám miatt, a beérkezett megerősítések összefésülése — kellően ismétlődő ahhoz, hogy kiszámolják, mit vehet át belőle az AI. Az FTE TO AI munkascanje ezt feladatonként teszi meg: nem általános állításokkal az automatizálásról, hanem konkrét becsléssel arról, hogy az ilyen típusú keresőmunka mely része bízható egy rendszerre, és mely része igényel továbbra is tulajdonosi felelősséget és megítélést.