Kennisbank

Kaj vaš proces pove o zahtevah za orodje

Ponudnik prej ali slej vpraša: kaj mora sistem znati? Odgovor ni pri ponudniku in ni na seznamu funkcionalnosti, ki jih so obkljukala tudi druga podjetja. Odgovor je v vašem lastnem procesu: katere podatkovne točke zbirate, kdo jih dobavlja, od kod prihajajo in kaj gre narobe, če nihče ne pogleda.

Vrstni red, ki ga običajno preskočijo

Uveljavljena pot je: izbrati orodje, urediti orodje in šele nato odkriti, od kod mora priti kateri podatek. Ta vrstni red deluje v nasprotno smer, ker orodje nima mnenja o vašem procesu. Zahteva vnos, in ta vnos mora priti od nekod. Če to nekaj — register podatkovnih točk, lastništvo, viri — še ne obstaja, ureditev orodja postane iskanje, ki ga nihče ni načrtoval.

Drugi vrstni red se začne pri procesu. Najprej se ugotovi, katere podatkovne točke so potrebne, kdo jih dobavlja, iz katerega sistema ali preglednice prihajajo in katera pravila kakovosti veljajo zanje. Šele nato postane jasno, katere zahteve mora orodje pravzaprav izpolnjevati. Ne abstraktne zahteve, kot je "uporabniku prijazno" ali "razširljivo", temveč konkretne zahteve, kot so: mora se povezati s tem specifičnim izvornim sistemom, mora znati razločiti tri lastnike znotraj ene podatkovne točke, mora signalizirati odstopanje, če številka pade zunaj vnaprej določene meje.

Zakaj ta vrstni red ni naključen

Vrstni red ni stvar metodološke preference; izhaja iz tega, kaj je funkcionalno logično pred orodjem. Orodje lahko dobi zahteve šele, ko obstaja nekaj, iz česar se te zahteve lahko izpeljejo. To nekaj je proces: pretok podatkov od vira do poročila, z vsemi ročnimi koraki, predajami in predpostavkami, ki k temu spadajo. Brez tega pregleda organizacija postavlja zahteve na podlagi tega, kaj orodje zmore, ne na podlagi tega, kaj proces potrebuje. To se sliši kot majhna razlika, vendar odloča, ali se bo orodje pozneje skladalo z resničnostjo ali stalo poleg nje.

To se navezuje na vprašanje kako izberete orodje, ne da bi pozneje obžalovali: obžalovanje pogosto ne izvira iz slabega orodja, temveč iz orodja, ki je moralo ugibati zahteve, ker jih nihče ni zapisal.

Kaj stane obrnjeni vrstni red

Če orodje pride najprej in proces šele pozneje, nastanejo dve vrsti stroškov. Prvi je neposredna preureditev: funkcionalnost, ki se ne ujema, povezave, ki jih je treba vseeno zgraditi, polja, ki ostanejo prazna, ker nihče ne ve, kdo jih mora izpolniti. Drugi strošek je manj viden, a težji: orodje začne izdajati poročila, ki so videti bolj urejena, medtem ko številk v ozadju še vedno ni mogoče izsledeti do vira ali lastnika. To tveganje je podrobneje opisano na strani o tem, koliko stane, če orodje postavite nad neurejen proces: orodje skriva problem, namesto da bi ga rešilo.

Vprašanje, kateri vrstni red se izkaže za cenejšega, je odvisno od tega, koliko podatkovnih točk, sistemov in lastnikov že obstaja in koliko od tega še ni zapisano. Pri majhnem procesu z malo viri je škoda obrnjenega vrstnega reda omejena. Pri procesu, ki je razpršen po več oddelkih, sistemih in preglednicah, ta škoda narašča z vsako podatkovno točko, ki ni razjasnjena, preden jo orodje zahteva. Ta tehtnica je podrobno razdelana na strani najprej kupiti orodje ali najprej urediti proces: koliko ta razlika stane.

Kaj mora biti pripravljeno najprej

Preden lahko orodje dobi zahteve, mora obstajati pregled, katere podatkovne točke so potrebne za poročanje, od kod prihaja vsaka podatkovna točka, kdo je odgovoren za pravilnost in katero pravilo določa, ali je vrednost verjetna. Ta pregled ni tehnični dokument in ni orodje samo; je register, ki predstavlja osnovo za vsak naslednji korak, naj bo ta naslednji korak orodje, ročni proces ali kombinacija obeh.

Vprašanje, katere funkcionalne zahteve iz tega izhajajo, je torej pravzaprav vprašanje: kaj je zapisano v tem registru in kaj še manjka? Dokler to vprašanje ni odgovorjeno, ostaja vsaka zahteva za orodje ugibanje. Ta povezava med zahtevami in osnovnim procesom je nadalje razdelana na strani o tem, katere funkcionalne zahteve izhajajo iz vašega lastnega procesa in kaj stane napačen vrstni red.

Mostiček do samega dela

Ko sta register podatkovnih točk in lastništvo enkrat urejena, se vprašanje premakne od tega, kaj mora orodje znati, k temu, kaj se zgodi z ljudmi, ki to delo trenutno opravljajo: zbiranje, preverjanje in prepisovanje številk iz preglednic in sistemov. Del teh nalog je ponavljajoč in sledi fiksnim pravilom, in to je ravno vrsta dela, katerega del je mogoče prenesti na AI. [Werkscan podjetja FTE TO AI](https://ftetoai.nl) za vsako nalogo izračuna, kateri del te naloge je mogoče avtomatizirati, tako da postane jasno, kje ljudje ostajajo potrebni in kje je delo mogoče prenesti na sistem, ki preverja in dobavlja po fiksnih pravilih.