Kennisbank

Ko jūsu process pasaka par prasībām rīkam

Piegādātājs agri vai vēlu jautā: kam sistēmai jāspēj? Atbilde nav atrodama pie piegādātāja, ne arī funkcionalitāšu sarakstā, kuru citi uzņēmumi arī ir atzīmējuši. Atbilde slēpjas jūsu pašu procesā: kādus datu punktus jūs vācat, kas tos piegādā, no kurienes tie nāk un kas noiet greizi, ja neviens nepieskatās.

Secība, ko parasti izlaiž

Ierastais ceļš ir: izvēlēties rīku, iekārtot rīku un tikai tad atklāt, kuriem datiem no kurienes jānāk. Šī secība darbojas pretēji vēlamajam, jo rīkam nav savu uzskatu par jūsu procesu. Tas pieprasa ievaddatus, un šiem ievaddatiem ir jānāk no kaut kā. Ja šis kaut kas — datu punktu reģistrs, atbildība, avoti — vēl nepastāv, rīka iekārtošana pārvēršas meklējumos, kurus neviens nebija plānojis.

Otra secība sākas ar procesu. Vispirms tiek apzināts, kādi datu punkti ir nepieciešami, kas tos piegādā, no kuras sistēmas vai izklājlapas tie nāk un kādi kvalitātes noteikumi tiem attiecas. Tikai pēc tam kļūst skaidrs, kādām prasībām rīkam patiesībā jāatbilst. Ne abstraktām prasībām, tādām kā "lietotājam draudzīgs" vai "mērogojams", bet konkrētām prasībām, piemēram: jāspēj savienoties ar šo konkrēto pirmavota sistēmu, jāspēj atšķirt trīs atbildīgos vienā datu punktā, jāspēj signalizēt par novirzi, ja skaitlis pārsniedz iepriekš noteiktu robežu.

Kāpēc šī secība nav nejauša

Secība nav metodes izvēles jautājums; tā izriet no tā, kas funkcionāli loģiski ir prims par rīku. Rīkam prasības var izvirzīt tikai tad, ja ir kaut kas, no kā šīs prasības izsecināt. Šis kaut kas ir process: datu plūsma no avota līdz atskaitei, ar visiem manuālajiem soļiem, nodošanām un pieņēmumiem, kas tam pievienoti. Bez šī pārskata organizācija izvirza prasības, pamatojoties uz to, ko rīks spēj, nevis uz to, kas procesam ir nepieciešams. Tas izklausās pēc smalkas atšķirības, bet tā nosaka, vai rīks pēc tam sakritīs ar realitāti vai nostāsies tai līdzās.

Tas saskan ar jautājumu par to, kā izvēlēties rīku, nenožēlojot to pēc laika: nožēla bieži rodas nevis sliktā rīka dēļ, bet tāpēc, ka rīkam pašam bija nācies minēt prasības, jo neviens tās nebija pierakstījis.

Ko maksā apgrieztā secība

Ja rīks nāk pirmais un process vēlāk, rodas divu veidu izmaksas. Pirmā ir tieša pārkārtošana: funkcionalitāte, kas neatbilst, savienojumi, kas tomēr jābūvē, lauki, kas paliek tukši, jo neviens nezina, kam tie jāaizpilda. Otrā izmaksa ir mazāk redzama, bet smagāka: rīks sāk sagatavot atskaites, kas izskatās kārtīgākas, kamēr skaitļi to pamatā joprojām nav izsekojami līdz avotam vai atbildīgajam. Šis risks ir plašāk aprakstīts lapā par to, ko maksā rīka novietošana virs neorganizēta procesa: rīks slēpj problēmu, nevis to atrisina.

Jautājums, kura secība izmaksā lētāk, ir atkarīgs no tā, cik daudz datu punktu, sistēmu un atbildīgo personu jau ir un cik daudz no tā vēl nav apzināts. Nelielā procesā ar maz avotiem apgrieztās secības kaitējums ir ierobežots. Procesā, kas izplatīts vairākos departamentos, sistēmās un izklājlapās, šis kaitējums pieaug ar katru datu punktu, kas nav noskaidrots, pirms rīks to prasa. Šis izvērtējums ir izklāstīts lapā vispirms pirkt rīku vai vispirms iekārtot procesu: ko šī atšķirība izmaksā.

Kam jābūt gatavam vispirms

Pirms rīkam var izvirzīt prasības, jābūt pārskatam par tem, kādi datu punkti ir nepieciešami atskaitei, no kurienes nāk katrs datu punkts, kas atbild par tā korektumu, un kāds noteikums nosaka, vai vērtība ir ticama. Šis pārskats nav tehnisks dokuments, ne arī pats rīks; tas ir reģistrs, kas veido pamatu katram nākamajam solim, vai šis solis būtu rīks, manuāls process vai to kombinācija.

Jautājums, kādas funkcionālās prasības no tā izriet, faktiski ir jautājums: kas ir šajā reģistrā un kas tur trūkst? Kamēr šis jautājums nav atbildēts, katra prasība rīkam paliek minējums. Šī sakarība starp prasībām un pamatā esošo procesu ir izklāstīta tālāk lapā par to, kādas funkcionālās prasības izriet no jūsu paša procesa un ko maksā nepareiza secība.

Tilts uz pašu darbu

Tiklīdz datu punktu reģistrs un atbildība ir sakārtoti, jautājums pārvirzās no tā, kam rīkam jāspēj, uz to, kas notiek ar cilvēkiem, kuri šo darbu veic tagad: skaitļu vākšanu, pārbaudi un pārrakstīšanu no izklājlapām un sistēmām. Daļa no šiem uzdevumiem ir atkārtojama un seko fiksētiem noteikumiem, un tas ir tieši tāda veida darbs, no kura daļu var uzticēt AI. [FTE TO AI darba skenēšana](https://ftetoai.nl) izrēķina katram uzdevumam, cik lielu daļu no tā var automatizēt, tā padarot skaidru, kur cilvēki joprojām ir nepieciešami un kur darbu var nodot sistēmai, kas pēc fiksētiem noteikumiem pārbauda un piegādā datus.