Datu punkts bez kontroles ir skaitlis, kuram neviens neiebilst. Tas ir rakstīts pārskatā, tas nāk no sistēmas vai izklājlapas, un tas tiek pieņemts, jo nav pamata to apšaubīt. Tikai tad, kad ārēja puse uzdod jautājumu, vai kad skaitlis pēkšņi mainās desmitkārtīgi salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu, atklājas, ka neviens uz to nekad nav paskatījies. Tad ir jau vēlu, lai rekonstruētu, kur radās kļūda.
Jautājums, kas to novērš, ir vienkārši uzdodams un grūti atbildams bez struktūras: kāda kontrole pieder pie šī datu punkta, un kurš pamana, ja kaut kas noiet greizi. Tie ir divi jautājumi, un uz abiem jāatbild, pirms skaitlis nokļūst pārskatā.
Katram datu punktam ir robežas. Enerģijas patēriņš nevar būt negatīvs. Pilnas darba slodzes ekvivalents (FTE) skaits nav decimālskaitlis. Procentuālā vērtība nepārsniedz simtu. Tas šķiet pašsaprotami, taču praksē šādas robežas nekur nav fiksētas — tās ir prātā tam, kurš dokumentus apstrādā jau gadiem, un pazūd, tiklīdz šī persona maina funkciju.
Derīgas vērtības fiksēšana nozīmē ne tikai apakšējās un augšējās robežas noteikšanu. Tā nozīmē arī noteikt, kādā mērvienībā datu punkts tiek sniegts, kādi datumu formāti ir pieļaujami, un vai tukšs lauks ir derīgs rezultāts vai zīme, ka kaut kas trūkst. Bez šādas vienošanās katrs izņēmums tiek vērtēts atkārtoti, atkarībā no tā, kurš tobrīd uz to paskatās. Kas tieši tiek uzskatīts par derīgu, un kad robežvērtība drīzāk ir pieņēmums nekā noteikums, ir izklāstīts lapā par to, kas ir derīga vērtība.
Ne katra novirze ir kļūda. Datu punkts var pilnībā atbilst derīgajām robežām un tomēr būt signāls — patēriņš, kas pēkšņi samazinās, skaits, kas ir trīsreiz lielāks nekā iepriekšējā ceturksnī, piegādātājs, kas pirmo reizi divu gadu laikā nesniedz datus. Tās nav nederīgas vērtības. Tās ir vērtības, kurām nepieciešams tā skatiens, kurš pārzina kontekstu.
Signāla noteikums tātad atšķiras no validācijas noteikuma. Validācija nosaka, vai vērtība var pastāvēt. Signāls nosaka, vai vērtība, kaut arī derīga, tomēr ir pamats, lai to apskatītu. Kā šī robeža tiek noteikta — fiksēts novirzes procents, salīdzinājums ar vēsturisku datu virkni, vai kombinācija — ir atkarīgs no datu punkta un no tā, cik stabila parasti ir attiecīgā darbība. Šāda noteikuma izveide, ieskaitot izsvēršanu starp pārāk daudz un pārāk maz signāliem, aprakstīta lapā par signāla novirzes iestatīšanu.
Noteikums, kuru neviens neredz, nav noteikums. Ja validācijas vai signāla pārbaude kaut kur sistēmā aktivizējas, jābūt zināmam, kurš saņem paziņojumu un ko šī persona ar to dara. Vai tas ir datu ievadītājs, datu punkta īpašnieks, vai kāds, kas pārrauga visu procesu pirms pārskata sagatavošanas? Bez noteikta saņēmēja signāls pazūd žurnālā, kuru neviens neskata.
Tas saistās ar piederību, un piederība saistās ar problēmu, kas daudzās organizācijās paliek neatrisināta: dažādas nodaļas lieto atšķirīgas definīcijas tam, kas uz papīra ir viens un tas pats datu punkts. Viena filiāle skaita pilnas darba slodzes ekvivalentu, ieskaitot ārštata darbaspēku, otra — nē. Kad signāls norāda uz vērtības novirzi, pirmais jautājums bieži nav, vai vērtība ir pareiza, bet gan vai visiem ir vienāda izpratne par definīciju. Kā ar to rīkoties, aprakstīts lapā par atšķirīgām definīcijām starp nodaļām.
Ir kārdinoši šīs kontroles meklēt programmatūras pakotnē: kaut ko, kas automātiski brīdina, validē un sagatavo pārskatus. Taču rīks, kas veic kontroles datiem, kuriem neviens nav noteicis, kas ir derīga vērtība, neveic kontroli — tas tikai sniedz glītu izskatu rezultātam par procesu, kas vēl joprojām nav izdomāts. Noteikumiem jābūt izstrādātiem vispirms, neatkarīgi no tā, kura sistēma tos galu galā piemēros. Šī secība, un kāpēc to apgriešana parasti noved pie vilšanās, izklāstīta lapā par to, vai vispirms pirkt rīku, vai vispirms izveidot procesu.
Ja katram datu punktam ir noteikts, kas ir derīga vērtība, kad tiek aktivizēts signāls, un kurš šo signālu saņem, izveidojas reģistrs, kas ne tikai dokumentē, bet ir izmantojams arī kā prasību pakete. Šis reģistrs ir tieši tas, kas nepieciešams, lai noteiktu, ko sistēmai — vai tā tiek izstrādāta pašu spēkiem, vai iegādāta — turpmāk būtu jāspēj. Bez šādas prasību paketes katra iegāde kļūst par minējumu. Kā to pārvērst funkcionālās prasībās, kas izriet no jūsu pašu procesa, nevis no piegādātāja, aprakstīts lapā par funkcionālajām prasībām, kas izriet no jūsu pašu procesa.
Datu punktu kontroles arī atklāj, cik daudz no darba to apkārt ir atkārtošanās: tā paša salīdzinājuma veikšana, tā paša paziņojuma pārsūtīšana, tā paša izņēmuma atkārtota vērtēšana. Kura daļa no šīs atkārtošanās ir piemērota, lai to uzticētu AI, un kura daļa tieši prasa vērtējumu, ko nevar automatizēt, ir jautājums, uz kuru var atbildēt katram uzdevumam atsevišķi. FTE TO AI darba skenēšana to izrēķina katram uzdevumam.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.