Paklauskite penkių padalinių apie tą pačią reikšmę — pavyzdžiui, etatų (FTE) skaičių, transporto priemonių parko degalų sąnaudas ar nurašytą turtą — ir gausite penkis samprotavimus, kurie kiek skiriasi. Vienas filialas įskaičiuoja laikinuosius darbuotojus, kitas — ne. Viena gamykla skaičiuoja litrais, kita tai jau perskaičiavo į litrus vienai transporto priemonei per metus, taigi pateikia visiškai kitokio tipo skaičių, nei buvo prašyta. Popieriuje tai visa vadinasi tuo pačiu rodikliu. Tikrovėje tai skirtingi apibrėžimai, kurie atsitiktinai atsidūrė tame pačiame stulpelyje.
Tai nėra įvedimo klaida. Niekas nieko neteisingai neįvedė. Problema slypi vienu lygiu anksčiau: niekada nebuvo nustatyta, kokia tiksliai yra tinkama šio duomens reikšmė, todėl kiekvienas padalinys šią tuštumą užpildo savo pačių logika. Kas yra tinkama reikšmė ir kas ne, išsamiai aprašyta kas yra tinkama reikšmė — klausimas, kuris turėtų būti keliamas prieš kiekvieną padalinių palyginimą.
Pagrindinis klausimas nėra tai, ar nuokrypiai pasitaiko — jie pasitaiko visada — bet kas juos pastebi, kol skaičius nepatenka į ataskaitą. Daugelyje organizacijų atsakymas yra: niekas, kol išorinė šalis ar auditorius nepastebi skaičiaus, kuris neatitinka praėjusių metų duomenų. Tada klausimas jau užduotas pavėluotai.
Duomuo, kuriam nenustatytas signalinis nuokrypis, neturi būdo pats save padaryti įtartinu. Skaičius, tris kartus didesnis nei pernai, automatiškai neišsiskirs, jei nenustatytas intervalas, kuriame reikšmė yra tikėtina. Kaip nustatyti tokį intervalą — fiksuotą procentą, istorinį pasiskirstymą, ribą vienam vienetui — išsamiai aprašyta kaip nustatyti signalinį nuokrypį. Klausimas nėra sudėtingas, tačiau jis turi būti užduotas — kiekvienam duomeniui atskirai, prieš tai, kai duomuo įvedamas.
Signalinis nuokrypis pagauna kraštutinį atvejį: skaičių, kuris akivaizdžiai neteisingas. Bet dauguma apibrėžimų skirtumų tarp padalinių yra subtilesni. Filialas, kuris įskaičiuoja laikinuosius darbuotojus, nepateikia absurdiško skaičiaus — jis pateikia skaičių, kuris atrodo visiškai normalus, ir tik dėl to nekrenta į akis.
Dėl to kiekvienam duomeniui turėtų būti taikoma daugiau nei viena kontrolė: intervalas, kuriame reikšmė turi būti, fiksuotas vienetas, šaltinio reikalavimas, nurodantis, kokio tipo dokumentas laikomas pagrindimu, ir aprašymas, kas įskaičiuojama, o kas ne. Kokia kontrolių kombinacija reikalinga, skiriasi pagal duomenį ir organizaciją — MTEP išlaidoms reikia kitokių apsaugų nei emisijos faktoriui. Apžvalga, kurios kontrolės tinka kuriam duomens tipui, pateikta kokios kontrolės tinka duomeniui. Be tokios kombinacijos susidaro tariamas tikslumas: skaičius su dviem skaičiais po kablelio, sudarytas iš penkių apibrėžimų, kurie nesuderinti tarpusavyje. Iš kur kyla toks tariamas tikslumas ir kaip jį atpažinti, aprašyta kaip išvengti tariamo tikslumo.
Apibrėžimas, nustatytas popieriuje, automatiškai nereiškia, kad jis taikomas praktikoje. Kažkas turi atsakyti į klausimą, kai padalinys iškelia ribinį atvejį: ar šis bendradarbiavimo tipas skaičiuojamas kaip etatas, ar ne, ar šis tiekėjas patenka į 3 aprėpties sritį, ar ne. Be paskirto savininko šis klausimas atitenka tam, kas atsitiktinai yra arčiausiai formos, ir tada apibrėžimas vėl slenka — tyliai, pagal padalinį.
Data Readiness Scan kiekvienam duomeniui fiksuoja, kokia yra tinkama reikšmė, koks signalinis nuokrypis taikomas, kokios kontrolės priklauso tam konkrečiam duomeniui ir kas yra apibrėžimo savininkas. Tai nėra ataskaitų teikimo priemonė ar klausimynas — tai registras, kuris fiksuoja, kas slypi po ataskaita, kad skirtumas tarp padalinių būtų pastebimas dar prieš skaičiaus susumavimą.
Egzistuoja sistemos, galinčios atlikti šias kontroles. Tačiau sistema, veikianti virš penkių skirtingų, niekada nenustatytų apibrėžimų, tas kontroles atlieka pagal taisykles, kurių niekas nesutarė. Rezultatas — tvarkinga sąsaja su nepatikimais skaičiais viduje. Kodėl tvarka — pirma apibrėžimas, tada įrankis — yra svarbi, aprašyta pirmiausia pirkti įrankį ar pirmiausia sutvarkyti procesą. O kokie reikalavimai įrankiui iš tikrųjų turi būti keliami, kyla ne iš tiekėjų sąrašo, o iš jūsų pačių proceso — žr. kokie funkciniai reikalavimai kyla iš jūsų pačių proceso.
Data Readiness Scan yra kuriama. Tie, kurie jau dabar susiduria su apibrėžimais, skirtingais pagal padalinį, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą ir bus informuoti, kai įrankis bus pasiekiamas.
Kai jau nustatyta, kas yra tinkama reikšmė, kas saugo apibrėžimą ir kokia kontrolė priklauso kuriam duomeniui, tampa pastebima ir tai, kuri dalis šio darbo yra pasikartojanti: tų pačių šaltinio dokumentų tikrinimas pagal tą pačią taisyklę, to pačio intervalo tikrinimas kiekvienam naujam įvedimui. Tai darbas, kurį, kartą aiškiai apibrėžtą, galima apskaičiuoti. FTE TO AI darbo skenavimas kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kurią darbo dalį galima perduoti dirbtiniam intelektui — ne kaip savininko, sprendžiančio dėl apibrėžimo, pakaitalą, o kaip būdą pamatyti, kur kontrolę ir pasikartojimą galima atskirti vieną nuo kito.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.