Controlli per punto dati: valore, segnale, responsabile

Un punto dati senza controllo è un numero che per caso si trova da qualche parte. Può essere corretto, può essere un errore di digitazione, può essere una versione superata di una cifra che nel frattempo è stata aggiornata in un altro file. Senza controllo la differenza non si vede. La domanda su quali controlli spettano a un punto dati non è quindi un dettaglio tecnico, ma una delle domande centrali della gestione dei dati per la rendicontazione di sostenibilità.

Tre livelli, non uno

Un controllo su un punto dati consiste in più di un valore limite in un foglio di calcolo. In sostanza ci sono tre cose che devono essere definite, e vanno indicate separatamente.

Prima cosa: cosa è un valore valido. Un consumo energetico non può essere negativo. Una percentuale deve trovarsi tra 0 e 100. Un numero di dipendenti è un numero intero. Questo sembra ovvio, ma nella pratica raramente viene definito esplicitamente per ogni punto dati — è nella testa di chi ha creato il foglio di calcolo in origine, e scompare non appena questa persona cambia funzione. Cosa è esattamente un valore valido e cosa fare quando un valore esce da questo intervallo, è approfondito in la pagina sui valori validi e su chi se ne accorge quando qualcosa va storto.

Seconda cosa: cosa è un segnale. Un valore valido non equivale a un valore plausibile. Un consumo che rientra nei limiti consentiti ma è tre volte superiore a quello dell'anno scorso è valido e al tempo stesso un segnale che qualcuno deve esaminare. Un segnale non è quindi un rifiuto netto, ma un'indicazione: questo si discosta dal pattern, va verificato prima che finisca nel report. Come impostare una tale deviazione segnalata e, altrettanto importante, chi la vede, è approfondito in la pagina sull'impostazione di una deviazione segnalata e su chi se ne accorge.

Terza cosa: chi lo vede. Un controllo che non raggiunge nessuno non esiste nella pratica, anche se è scritto sulla carta. Se un valore esce dal limite o scatta un segnale, deve essere chiaro chi riceve la notifica, entro quale termine, e cosa succede se questa persona non reagisce. Questo è di solito l'elemento che manca: la regola esiste, ma la titolarità del follow-up non è assegnata.

Perché di solito questo non è definito

Nella maggior parte delle organizzazioni i dati di sostenibilità girano su fogli di calcolo nati da un primo obbligo di rendicontazione. C'era pressione, c'era una scadenza, e c'era qualcuno che ha creato una scheda. I controlli sono spesso informali: qualcuno che conosce la cifra nota uno scostamento strano. Questo funziona finché quella persona non è in vacanza, non cambia lavoro, oppure il punto dati non cresce da dieci a cento righe.

Il risultato è che le organizzazioni spesso si accorgono che non c'era un controllo solo dopo che un errore era già finito nel report. A quel punto la domanda non è più quali controlli avrebbero dovuto esserci, ma come correggere il report — una domanda più costosa e più visibile di quanto sarebbe stato necessario.

La trappola: uno strumento sopra un processo vuoto

Esistono sistemi che rilevano automaticamente valori limite e deviazioni. Questi sistemi sono utili, ma solo se le domande sottostanti sono già state risposte: cosa è un valore valido per questo specifico punto dati, cosa conta qui come segnale, e chi è il responsabile che riceve la notifica. Uno strumento applicato a un processo non organizzato produce soprattutto notifiche che nessuno gestisce, oppure limiti impostati arbitrariamente perché nessuno ha avuto il tempo di ponderarli bene. Il controllo appare allora automatizzato, ma nella sostanza non lo è. È la stessa trappola della falsa precisione: una cifra con molti decimali che suggerisce una precisione che i dati sottostanti non hanno. Come evitarlo e chi deve controllare che questo non accada, lo trova in la pagina sulla prevenzione della falsa precisione e su chi se ne accorge.

I controlli spettano al punto dati, non al report

Un controllo che esiste solo al momento della rendicontazione arriva troppo tardi. Se un valore viene controllato solo quando il report viene compilato, è poco probabile che ci sia ancora tempo per correggere la fonte — la pressione a quel punto è sul rispetto della scadenza, non sul ripristino dei dati. Un controllo spetta quindi al punto dati stesso, nel momento in cui viene inserito o aggiornato, con un responsabile che lo vede prima che la cifra proceda oltre nella catena.

È esattamente questo il cuore del registro dei punti dati della Data Readiness Scan: non allestire il report, ma definire per ogni punto dati cosa è un valore valido, cosa è un segnale, e chi è il responsabile che lo vede. Una panoramica completa di quali controlli spettano a quale punto dati e come è assegnata la titolarità, la trova riassunta in la pagina che combina controlli e titolarità per punto dati. Chi inoltre si trova alle prese con definizioni che vengono interpretate in modo leggermente diverso per paese, marchio o divisione, trova l'approccio relativo in la pagina su come gestire definizioni che differiscono per divisione.

E poi la domanda su chi fa il lavoro

Definire valori validi, segnali e titolarità per ogni punto dati è esattamente il tipo di lavoro che è in parte di natura regolare e in parte richiede valutazione. Quale parte di esso può essere ripresa dall'AI e quale parte deve rimanere svolta da una persona non è una stima, ma un calcolo. FTE TO AI offre a questo scopo la scansione del lavoro: calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere ripresa dall'AI, in modo che lei non debba indovinare ma contare.