Dátový bod získa význam až vtedy, keď je jasné, čo sa doň môže a čo sa doň nemôže zapísať. Spotreba energie pobočky nemôže byť záporná. Percento nemôže presiahnuť sto. Emisný faktor by mal ležať v určitom rozpätí, závislom od zdroja, ktorý bol použitý. Bez týchto hraníc môže do reportu prejsť akákoľvek zadaná hodnota, aj keď je výsledkom nesprávnej jednotky, nesprávnej desatinnej čiarky alebo zámeny stĺpca.
Platná hodnota teda nie je hodnotením obsahu čísla z hľadiska kvality. Je to technická hranica: rozsah, typ, povinná jednotka, vzťah k inému dátovému bodu. Túto hranicu stanovujete pre každý dátový bod osobitne, nie pre celý report. To je rozdiel medzi kontrolou, ktorú niekto vykoná manuálne raz za rok, a pravidlom, ktoré je pevne stanovené pri samotnom dátovom bode, takže cez neho prechádza každý zápis.
Nie každá odchýlka je chyba. Spotreba, ktorá sa v tomto roku výrazne odlišuje od minulého roka, môže byť chyba, ale aj dôsledok rekonštrukcie, akvizície alebo iného merného obdobia. Preto je užitočné rozlišovať medzi dvoma druhmi pravidiel.
Prvým druhom je pevná hranica: hodnota, ktorá jednoducho nie je možná. Záporná hodnota tam, kde to nie je možné, percento nad sto, dátum v budúcnosti. Tieto hodnoty by ste mali zastaviť predtým, ako postúpia ďalej.
Druhým druhom je signál: hodnota, ktorá je možná, ale odlišuje sa od toho, čo by ste očakávali. Výrazný nárast oproti minulému roku, číslo, ktoré je výrazne mimo rozpätia porovnateľných pobočiek, zápis, ktorý prichádza presne na termín bez odôvodnenia. Signál nič neblokuje. Vyžaduje si pohľad na vec a prípadne vysvetlenie, predtým než číslo postúpi ďalej. Ako tieto dva druhy pravidiel nastaviť a od seba odlíšiť, je popísané na stránke o nastavení signálnej odchýlky pre dátový bod.
Pravidlo, ktoré sa spustí, ale nikto ho nevidí, nie je pravidlo. Ku každému dátovému bodu teda patrí nielen hraničná hodnota, ale aj meno: kto je vlastníkom tohto dátového bodu a komu sa signál dostane pred očami, keď hodnota vybočí. Pri dátovom bode bez vlastníka signál zmizne v systéme, ktorý nikto nekontroluje, alebo v tabuľke, ktorá sa znova otvorí až pri ročnom uzávierke.
Toto vlastníctvo nemusí byť komplikované. Ide o meno pri dátovom bode, nie o proces. Bez tohto mena je však pravidlo kvality len pravidlom na papieri. Ktoré kontroly logicky patria k akému typu dátového bodu a prečo nie každý dátový bod potrebuje tú istú kontrolu, si môžete prečítať na stránke o tom, ktoré kontroly patria k dátovému bodu.
Hranice dátového bodu nevznikajú z ničoho. Vyplývajú z definície dátového bodu: čo meria, v akej jednotke, za aké obdobie, pre ktorú organizačnú zložku. Ak sa táto definícia medzi zložkami odlišuje — jedna pobočka počíta v štvorcových metroch podlahovej plochy, druhá v hrubej podlahovej ploche — potom sa odlišuje aj to, čo je platná hodnota, a hranica, ktorá platí pre jednu pobočku, sa stáva pre druhú nepoužiteľnou. Ako s tým naložiť, sa dozviete na stránke o tom, ako postupovať pri definíciách, ktoré sa medzi zložkami odlišujú.
Existuje aj iná pasca: hraničná hodnota, ktorá vytvára dojem, že číslo je presnejšie, než dovoľuje jeho zdroj. Emisný faktor so štyrmi desatinnými miestami založený na odhade, ktorý je presný len na dve číslice, vytvára presnosť, ktorá v skutočnosti neexistuje. Pravidlá kvality by túto zdanlivú presnosť mali zachytávať, nie potvrdzovať – táto téma je ďalej rozpracovaná na stránke o predchádzaní zdanlivej presnosti.
Je lákavé zaobstarať si nástroj, ktorý automaticky kontroluje chyby. Nástroj nasadený na neusporiadaný proces však kontroluje pravidlá, ktoré ešte neboli stanovené, oproti dátovým bodom, ktoré nemajú vlastníka, na základe definícií, ktoré sa medzi zložkami odlišujú. Výsledkom je len upravenejší report o číslach, ktoré stále nie sú skontrolované.
Data Readiness Scan preto najprv zaznamenáva to, čo existuje: register dátových bodov, pôvod každého čísla, vlastníctvo a pravidlá, ktoré určujú, čo je platná hodnota a čo je signál. Je to práca, ktorá sa dnes často odohráva rozdrobená v tabuľkách, e-mailovej korešpondencii a v hlavách niekoľkých ľudí. Nástroj, ktorý to podporuje, sa ešte vyvíja; kto sa tomu chce venovať už teraz, sa môže prihlásiť na čakaciu listinu.
Ak je raz jasné, aké pravidlá a kontroly patria ku ktorému dátovému bodu, vzniká aj dobrý prehľad o tom, aká časť tejto kontrolnej práce je opakovateľná a aká časť si vyžaduje posúdenie. Toto rozlíšenie je stredobodom pracovného skenu FTE TO AI, ktorý pre každú úlohu vypočíta, akú časť práce môže prevziať AI a aká časť zostáva na človeku.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.