Valjana vrijednost, signal i tko to primjećuje

Broj bez granice nije provjeren broj

Podatkovna točka dobiva značenje tek kada je utvrđeno što se u nju smije, a što ne smije unijeti. Potrošnja energije poslovnice ne može biti negativna. Postotak ne prelazi sto. Emisijski faktor treba se kretati unutar određene bandwidth, ovisno o izvoru koji je uzet kao osnova. Bez tih granica svaka unesena vrijednost može proteći do izvještaja, čak i ako je rezultat pogrešne jedinice, pogrešnog decimalnog zareza ili zamijenjenog stupca.

Valjana vrijednost stoga nije ocjena kvalitete sadržaja broja. To je tehnička granica: raspon, tip, obavezna jedinica, odnos s drugom podatkovnom točkom. Tu granicu utvrđujete po podatkovnoj točki, a ne po izvještaju. To je razlika između provjere koju netko ručno provodi jednom godišnje, i pravila koje je utvrđeno uz samu podatkovnu točku, tako da svaki unos prolazi kroz njega.

Razlika između čvrste granice i signala

Ne svako odstupanje je pogreška. Potrošnja koja se ove godine snažno razlikuje od prošlogodišnje može biti pogreška, ali može i biti posljedica renovacije, preuzimanja ili drugog razdoblja mjerenja. Zato je korisno razlikovati dvije vrste pravila.

Prva vrsta je čvrsta granica: vrijednost koja jednostavno nije moguća. Negativna vrijednost gdje to nije moguće, postotak veći od sto, datum u budućnosti. Takve vrijednosti trebate zaustaviti prije nego što idu dalje.

Druga vrsta je signal: vrijednost koja je moguća, ali odstupa od onoga što biste očekivali. Snažan rast u odnosu na prošlu godinu, broj koji je daleko izvan bandwidtha usporedivih poslovnica, unos koji stiže točno na krajnji rok bez obrazloženja. Signal ništa ne blokira. On traži da se pogleda, i eventualno traži objašnjenje prije nego što broj ide dalje. Kako uspostaviti te dvije vrste pravila i razlikovati ih jednu od druge, opisano je na stranici o postavljanju odstupanja signala po podatkovnoj točki.

Tko vidi signal jednako je važno kao i signal sam

Pravilo koje se aktivira, a koje nitko ne vidi, nije pravilo. Uz svaku podatkovnu točku stoga ne pripada samo granična vrijednost, već i ime: tko je vlasnik ove podatkovne točke, i tko dobiva signal na uvid kada vrijednost odstupa. Kod podatkovne točke bez vlasnika signal se gubi u sustavu koji nitko ne provjerava, ili u proračunskoj tablici koja se ponovno otvara samo pri godišnjem zaključku.

Ovo vlasništvo ne mora biti komplicirano. Riječ je o imenu uz podatkovnu točku, a ne o procesu. Ali bez tog imena pravilo kvalitete je pravilo na papiru. Koje provjere logično pripadaju kojem tipu podatkovne točke, i zašto svaka podatkovna točka ne treba istu provjeru, možete pročitati na stranici o tome koje provjere pripadaju podatkovnoj točki.

Odakle dolaze valjane vrijednosti

Granice podatkovne točke ne dolaze iz ničega. One slijede iz definicije podatkovne točke: što mjeri, u kojoj jedinici, za koje razdoblje, za koji dio organizacije. Ako se ta definicija razlikuje po dijelovima — jedna poslovnica računa u kvadratnim metrima površine podova, druga u bruto površini podova — tada se razlikuje i ono što je valjana vrijednost, pa granica koja je točna za jednu poslovnicu postaje neupotrebljiva za drugu. Kako se s tim postupa, opisano je na stranici o tome što učiniti s definicijama koje se razlikuju po dijelovima.

Postoji i druga zamka: granična vrijednost koja sugerira da je broj precizniji nego što izvor dopušta. Emisijski faktor s četiri decimale iza procjene koja je točna na dvije znamenke stvara privid preciznosti koja ne postoji. Pravila kvalitete trebala bi tu lažnu preciznost sprječavati, a ne potvrđivati, što je dodatno obrađeno na stranici o sprječavanju lažne preciznosti.

Zašto ovo ne počinje s alatom

Privlačno je nabaviti alat koji automatski provjerava pogreške. Ali alat koji se postavlja na neorganiziran proces provjerava pravila koja još nisu utvrđena, na podatkovnim točkama koje nemaju vlasnika, na temelju definicija koje se razlikuju po dijelovima. Rezultat je urednije izgledajući izvještaj o brojevima koji još uvijek nisu provjereni.

Data Readiness Scan zato prvo utvrđuje što postoji: registar podatkovnih točaka, podrijetlo svakog broja, vlasništvo, i pravila koja određuju što je valjana vrijednost a što signal. To je posao koji se sada često još nalazi raspršen po proračunskim tablicama, razmjeni e-mailova i u glavama nekoliko ljudi. Alat koji ovo podupire je u izradi; oni koji se ovim već sada želi baviti mogu se prijaviti na listu čekanja.