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O que é um valor válido — e quem percebe quando algo corre mal?

Um número num relatório de sustentabilidade vem de algum lado: um medidor, uma fatura, uma estimativa, uma exportação de um sistema. No momento em que esse número é introduzido, copiado ou retomado, geralmente não há ninguém que verifique se está correto. Não porque ninguém o queira fazer, mas porque não existe uma regra estabelecida que indique o que é, na verdade, um valor válido para esse ponto de dados específico.

Um valor válido não é uma opinião

"Este número está correto" não é uma pergunta que alguém possa responder por intuição, especialmente quando há centenas de pontos de dados espalhados por folhas de cálculo e sistemas. Um valor válido é algo definido previamente: um intervalo, uma unidade, uma relação com outro ponto de dados, uma direção esperada em relação ao ano anterior. Sem essa definição, qualquer valor é, em princípio, válido, e é exatamente esse o problema. Um valor de consumo que é dez vezes demasiado elevado porque a unidade foi retomada incorretamente não se destaca então — está simplesmente ali, como todos os outros números.

Registar o que é válido é um dos elementos, juntamente com o registo de pontos de dados e os dados de origem: que controlos pertencem a um ponto de dados e quem tem visão sobre isso. Isto não é uma questão de fórmulas de Excel mais estritas, mas de definir, por ponto de dados, o que é e o que não é aceitável, e porquê.

Um sinal é outra coisa que um erro

Nem todo o desvio é um erro, e nem todo o erro gera um sinal. Um valor pode situar-se fora do intervalo esperado sem estar incorreto — uma fábrica temporariamente parada, uma fusão que perturba os números. Ao contrário, um valor pode parecer perfeitamente normal e, ainda assim, estar errado, por exemplo porque duas partes da organização utilizam um pressuposto diferente para aquilo que medem. Um sinal não é, portanto, um julgamento, é uma indicação de que alguém deve analisá-lo.

A questão que se coloca é: em que condição um sinal desses é acionado, e com que sensibilidade está configurado. Demasiado amplo, e os desvios passam ao lado. Demasiado apertado, e todos ignoram a notificação porque há demasiadas. A forma como esse limite é determinado por ponto de dados depende do próprio ponto de dados e daquilo que pode logicamente oscilar. Este tema é tratado em separado em como configura um desvio de sinal e quem o observa depois.

Quem percebe — e isso é ao acaso

A questão central desta página não é apenas o que é um valor válido, mas quem percebe quando um valor não o é. Em muitas organizações, a resposta é: ninguém, até que uma parte externa, ao verificar o relatório, faça uma pergunta. Nesse momento já é tarde, e quem elaborou o relatório tem de voltar à origem para reconstruir o que aconteceu.

Uma regra de qualidade sem responsável não é uma regra, é uma observação. A cada ponto de dados pertence, portanto, não só um valor limite, mas também um nome: quem recebe a notificação, quem avalia se se trata de um erro ou de uma excepção explicável, e quem regista essa explicação para que a próxima pessoa que utilize o ponto de dados não tenha de investigar novamente. Sem essa atribuição, fica ao acaso se alguém vê o sinal antes de o número avançar mais na cadeia.

Esta atribuição está diretamente relacionada com outro problema que surge frequentemente junto das regras de qualidade: equipas que interpretam o mesmo conceito de forma diferente. O que é um valor válido para uma parte da organização pode gerar um sinal noutra, simplesmente porque a definição é diferente. Isso remete para a questão o que faz com definições que variam por parte da organização. Sem uma definição inequívoca, uma regra de qualidade é, na melhor das hipóteses, um palpite.

Porque é que isto não começa numa ferramenta

É tentador resolver esta questão adquirindo uma ferramenta que sinalize automaticamente. Mas uma ferramenta só pode sinalizar com base em regras que foram introduzidas, e essas regras representam conhecimento que atualmente reside muitas vezes apenas na cabeça de alguém — o colega que sabe que este número normalmente se situa entre dois limites, ou que aquele outro valor é sempre revisto por uma pessoa específica. Registar esse conhecimento primeiro, por ponto de dados, é um trabalho diferente de selecionar um sistema. A ordem pela qual isso se faz melhor está descrita em comprar primeiro uma ferramenta ou organizar primeiro o processo.

Das regras de qualidade à carga de trabalho

Uma vez definido, por ponto de dados, o que é um valor válido, quem avalia um sinal e quem explica um desvio, surge uma imagem do trabalho que efetivamente se realiza em torno dos dados — verificar, comparar, questionar, registar. Essa imagem é útil para outra questão: que parte dessas tarefas se repete de uma forma que se presta à automatização, e que parte exige uma avaliação que pertence a uma pessoa. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, com base na forma como esse trabalho está atualmente organizado — não com base numa estimativa prévia.